Contrats

Définition

Le contrat de travail régit la relation de l'entreprise avec son collaborateur du recrutement jusqu'à son départ. Les éléments du contrat caractérisent les conditions de travail spécifiques à l'entreprise et au salarié. Les éléments le plus utilisés en planification sont la durée hebdomadaire, l'annualisation du temps de travail, la gestion des congés et des absences.

Les types de contrats sont utilisés lors de la création d'une personne ou lors des imports de personnel. Tout type de contrat présent dans un fichier d’import doit être créé au préalable.

Consulter l'affectation de contrat depuis My Timesquare

Le salarié peut consulter ses affectations de contrat depuis ses informations dans My Timesquare.

Le responsable / gestionnaire peut consulter les affectations de contrat d'un salarié.

Traiter les affectations de contrat des personnes

Ajouter une nouvelle affectation de contrat à une personne

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Ajouter associé au champ Contrat.
3. Je sélectionne le contrat et le type de contrat.
4. Si j'ai défini des motifs de contrat, je peux en sélectionner un.
5. Je saisis la date de début et la date de fin, si nécessaire. Par défaut, la date de début est la date de référence et la date de fin est le 31/12/2099.
6. J'indique si le contrat est annualisé ou non. Si le nouveau contrat est annualisé, la personne sera ajoutée automatiquement à la liste de calcul d'annualisation de sa structure s'il en existe une. Il faudra cependant sélectionner la personne manuellement lors du calcul d'annualisation suivant.
7. Si j'ai activé un code externe d'affectation de contrat, je peux le saisir.
8. Si les périodes d'application de la nouvelle affectation et des affectations existantes se chevauchent, un message m'indique que le nouveau contrat est à cheval sur une affectation existante. Je valide. Les dates sont modifiées en fonction des règles suivantes.
9. J'enregistre.

Si le contrat est annualisé, une fois enregistré, le contrat indique la mention "annualisé".

Ajouter une affectation de contrat à un groupe de personnes

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la structure souhaitée dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Modifier les affectations depuis le bandeau. Une pop-in s'ouvre. 
3. A partir de la section Période, je sélectionne la date de début et la date de fin de la nouvelle affectation de contrat. Par défaut, la date de début est la date de référence et la date de fin est le 31/12/2099.
4. A partir de la section Affectations, je sélectionne le contrat et le type de contrat. Seuls les contrats disponibles pour le niveau de structure sélectionné sont listés.
5. J'indique si le contrat est annualisé ou non. Si le nouveau contrat est annualisé, la personne sera ajoutée automatiquement à la liste de calcul d'annualisation de sa structure s'il en existe une. Il faudra cependant sélectionner la personne manuellement lors du calcul d'annualisation suivant.
6. A partir de la section Personnes, je peux dé-cocher des personnes pour lesquelles je ne souhaite pas modifier l'affectation de contrat. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
7. Si les périodes d'application de la nouvelle affectation et des affectations existantes se chevauchent, un message m'indique que la nouvelle structure est à cheval sur une affectation existante. Je valide. Les dates sont modifiées en fonction des règles suivantes.
8. J'enregistre.

Si le contrat est annualisé, une fois enregistré, le contrat indique la mention "annualisé".

Si j'ajoute une affectation de contrat pour un groupe de personnes parmi lesquelles se trouve une personne A pour laquelle je n'ai pas les droits (contrat non autorisé), l'ajout sera effectif pour toutes les personnes du groupe sauf pour la personne A pour laquelle j'aurai un message d'erreur.

Cas particuliers de chevauchement de périodes

Nouvelle affectation antérieure et à cheval sur l'affectation courante

Si la date de début de la nouvelle affectation est antérieure à l'affectation courante et la date de fin est antérieure à la date de fin de l'affectation courante. La date de début de l'affectation courante est remplacée par le lendemain de la date de fin de la nouvelle affectation.

Exemple :

Affectation courante : du 06/01/2020 au 30/04/2021

Nouvelle affectation : du 01/01/2019 au 31/12/2020

L’affectation courante devient 01/01/2021 au 30/04/2021.

Nouvelle affectation englobe l'affectation courante

La date de début de la nouvelle affectation est antérieure à l'affectation courante et la date de fin est supérieure à la date de fin de l'affectation courante. L'affectation courante est supprimée.

Exemple :

Affectation courante : du 06/01/2020 au 30/04/2021

Nouvelle affectation : du 01/01/2019 au 31/12/2021

L’affectation courante est supprimée.

Nouvelle affectation avec les mêmes propriétés que l'affectation courante

La nouvelle affectation et l'affectation courante concernent les mêmes éléments, pour des périodes qui se chevauchent. J'ai la possibilité de fusionner les deux affectations.

Exemple :

Affectation courante pour le contrat A : du 06/01/2020 au 30/04/2021

Nouvelle affectation pour le contrat A : du 01/01/2021 au 31/12/2099

Si je choisis de fusionner, j'ai une seule affectation pour le contrat A du 06/01/2020 au 31/12/2099.

Si je choisis de ne pas fusionner, j'ai l'affectation courante du 06/01/2020 au 31/12/2020 et la nouvelle affectation du 01/01/2021 au 31/12/2099.

Modifier une affectation de contrat

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Affectations, pour modifier l'affectation courante, je clique sur le bouton  associé au champ Contrat. Le détail de l'affectation courante s'affiche.
3. Pour modifier une affectation plus ancienne, je clique sur le lien Voir tout associé au champ Contrat. Je survole le contrat que je souhaite modifier et je clique sur le bouton . Le détail de l'affectation sélectionnée s'affiche.
4. Je modifie les éléments du contrat souhaités.
5. J'enregistre.

Supprimer une affectation de contrat

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Voir tout associé au champ Contrat. Le détail des différents contrats s'affiche.
3. Je survole le contrat que je souhaite supprimer et je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
4. Je clique sur le bouton Supprimer.

Importer les affectations de contrat

Il est possible d'importer les affectations de contrats par personne dans l'interface d'import du personnel à partir d'un fichier externe.

Le paramétrage du fichier à importer est réalisé dans la configuration.

Ajouter un avenant au contrat d'une personne

Pour pallier des circonstances particulières, il peut être utile de créer un avenant au contrat d'une personne. Le propre d'un avenant est d'être différent du contrat de base et d'être limité dans le temps. A la fin de la période de validité de l'avenant, le contrat initial entre à nouveau en vigueur automatiquement.

Ajouter un avenant

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Voir tout associé au champ Contrat. Le détail des différents contrats s'affiche.
3. Je survole le contrat pour lequel je souhaite ajouter un avenant et je clique sur le lien Avenant.
4. Je sélectionne l’avenant au contrat souhaité.
5. Si j'ai défini des motifs de contrat, je peux en saisir un.
6. Je définis s'il est annualisé ou non.
7. Je saisis les dates de validité.
8. J'enregistre.

Note : Un avenant doit être entièrement inclus dans le contrat maître. Si ce n'est pas le cas, la création de l'avenant est refusée et un message d'erreur s'affiche.

Modifier un avenant

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Voir tout associé au champ Contrat. Le détail des différents contrats s'affiche.
3. Je survole l'avenant de contrat que je souhaite modifier et je clique sur le bouton .
4. Je modifie les éléments de l'avenant souhaités.
5. J'enregistre.

Supprimer un avenant

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Voir tout associé au champ Contrat. Le détail des différents contrats s'affiche.
3. Je survole l'avenant de contrat que je souhaite supprimer et je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
4. Je clique sur le bouton Supprimer.

Gérer les types de contrat

Créer un type de contrat

Les libellés par défaut sont CDI et CDD. Ils sont modifiables et non supprimables.

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Contrats

1. A partir du panel Liste des types de contrat, je saisis le nom du nouveau contrat dans le champ Libellé. Ce libellé doit être unique dans la base (maximum 38 caractères).
2. Je clique sur le bouton Ajouter.

Supprimer un type de contrat

Les libellés par défaut sont CDI et CDD. Ils sont modifiables et non supprimables.

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Contrats

1. A partir du panel Liste des types de contrat, je sélectionne le type de contrat à supprimer.
2. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche.
3. Je clique sur Supprimer pour confirmer la suppression.

Gérer les contrats propres à l'entreprise

Créer un contrat

Les contrats dépendent d’une structure, c’est-à-dire qu’ils n’existent que pour la structure (et les structures filles) à laquelle ils ont été rattachés.

Lors de la création d'un contrat, si j'utilise des interfaces, il est recommandé de bien tenir compte des codes contrat utilisés dans les outils tiers afin que l'interfaçage se fasse correctement.

Administratif / Contrats

1. Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisis le libellé (maximum 38 caractères) et le code (maximum 12 caractères). Il n'y a pas de restriction de caractères spéciaux, ce sont des champs alphanumériques. Le code du contrat doit être unique dans la base car il sera utilisé lors de l’import à partir d’un système tiers.
4. La structure de création est pré-remplie.
5. Je saisis la durée hebdomadaire et/ou la durée mensuelle.
6. Je peux saisir la durée quotidienne. Cette durée est notamment utilisée pour le calcul des compteurs Heures et jours repos compensateur dans la Gestion des temps ainsi que dans les indicateurs de planning pour les contrats de type forfaits jours.
7. J'indique s'il s'agit d'un contrat de type forfait jours. Dans ce cas, il est nécessaire d'indiquer si quelles absences doivent être considérées comme du travail. Par ailleurs, trois compteurs de paie sont disponibles pour avoir les jours forfait théoriques, comptabilisés et le solde restant.
8. J'indique s'il s'agit d'un temps complet ou temps partiel. Cette distinction est importante en Gestion des Temps, notamment pour le déclenchement des heures complémentaires / supplémentaires. Elle est également utilisée dans l'import des grilles horaires.
9. J'enregistre.

Saisir les spécificités du contrat

A partir du panel Spécificités, je peux saisir les éléments suivants :

• Durée mensuelle : Nombre d’heures par mois.
• Décompte pour une demi-journée d’absence (initial) : Nombre d’heures décomptées en cas de demi-journée d’absence dans un planning initial. Ce champ est consultatif, il est uniquement utilisé par les solutions externes qui doivent renvoyer à Timesquare la valorisation d'une demi-journée d'absence. 
• Décompte pour une journée d’absence (initial) : Nombre d’heures décomptées en cas de journée d’absence complète dans un planning initial.
• Décompte pour une semaine d’absence (initial) : Nombre d’heures décomptées en cas de semaine d’absence complète dans un planning initial.
• Décompte pour une demi-journée d’absence (modifiable) : Nombre d’heures décomptées en cas de demi-journée d’absence dans un planning modifiable. Ce champ est consultatif, il est uniquement utilisé par les solutions externes qui doivent renvoyer à Timesquare la valorisation d'une demi-journée d'absence. 
• Décompte pour une journée d’absence (modifiable) : Nombre d’heures décomptées en cas de journée d’absence complète dans un planning modifiable.
• Décompte pour une semaine d’absence (modifiable) : Nombre d’heures décomptées en cas de semaine d’absence complète dans un planning modifiable.
• Décompte pour une demi-journée d’absence (Réalisé) : Nombre d’heures décomptées en cas de demi-journée d’absence dans un planning réalisé. Ce champ est consultatif, il est uniquement utilisé par les solutions externes qui doivent renvoyer à Timesquare la valorisation d'une demi-journée d'absence. 
• Décompte pour une journée d’absence (Réalisé) : Nombre d’heures décomptées en cas de journée d’absence complète dans un planning réalisé.
• Décompte pour une semaine d’absence (Réalisé) : Nombre d’heures décomptées en cas de semaine d’absence complète dans un planning réalisé.
• Type de décompte pour le calcul des heures cibles : Cette option impacte le calcul des heures cibles qui est disponible dans les indicateurs du bloc de droite de la visualisation des plannings. Les options disponibles sont : "Ouvré", "Ouvrable", "Calendaire". Si j'ai sélectionné "Ouvré" ou "Ouvrable", je dois cocher les jours à exclure du calcul des heures cibles (lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi, samedi, dimanche, repos). Cette option est notamment utilisée dans le cas de semaines partielles. Les jours ouverts et fériés ouverts sont pris en compte sauf s’ils tombent sur un jour exclu.
• Jours à exclure : Je coche les jours à exclure du calcul des heures cibles. Les jours non exclus sont pris en compte dans le calcul des heures cibles. 

Exemple : j'affiche le mois de mai du 01 au 31 mai. Le 1er mai est un samedi et le 2 mai est un dimanche.

Si j'ai sélectionné l'option "Ouvré" sur le contrat de la personne et que le samedi et le dimanche ont été exclus, l'application ne tient pas compte de ces deux jours pour le calcul des heures cibles. Donc le fait que le 1er mai soit un jour férié fermé n’entre pas en ligne de compte puisque ce jour est exclu.

Si j'ai sélectionné l'option "Ouvrable" sur le contrat de la personne et que seul le dimanche a été exclu, l'application ne tient pas compte de ce jour pour le calcul des heures cibles. Le samedi est également exclu car c'est un jour férié fermé dans le calendrier.

Modifier le paramétrage des compteurs de la Gestion des Temps

A partir du panel Paramétrage des compteurs de la Gestion des Temps, je peux définir pour chaque contrat les seuils de base des compteurs de modulation, d'heures complémentaires et d'heures supplémentaires et les modifier individuellement au besoin.

Je clique sur le bouton .

Je peux sélectionner dans la liste déroulante un modèle à utiliser pour les seuils de la Gestion des Temps. Je clique sur le bouton Appliquer pour que les seuils s'alimentent dans le panel. Les compteurs hebdomadaires et mensuels s'alimentent avec les données issues du paramétrage des seuils de contrat dans la Gestion des Temps.

Je peux modifier individuellement les seuils pour les compteurs hebdomadaires et mensuels disponibles (modulation, heures complémentaires 10% et heures complémentaires 25% si applicable, heures supplémentaire 25% et heures supplémentaires 50%).

Saisir le décompte des absences

A partir du panel Décomptes des absences, je peux modifier la valorisation des absences pour un contrat spécifique, par version de planning. Par défaut, les valeurs associées au décompte de chacune des absences sont celles renseignées dans les spécificités du contrat.

Si je modifie la valorisation des absences à partir de ce panel, tout changement de valeur dans le panel Spécificités n'impactera pas les valeurs que j'ai saisies dans le panel Décomptes des absences.

Modifier les détails d'un contrat propre à l'entreprise

Administratif / Contrats

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve le contrat à visualiser.
2. Je peux utiliser le champ de recherche pour retrouver plus rapidement le contrat souhaité. Il est possible d'éditer une liste des contrats filtrés au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons .
3. Je clique sur le contrat à modifier.
4. Je clique sur le bouton  dans le panel à modifier.
5. Je modifie les informations.
6. J'enregistre.

Supprimer un contrat propre à l'entreprise

Administratif / Contrats

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve le type de contrat à supprimer.
2. Je peux utiliser les champs de recherche pour retrouver plus rapidement le contrat souhaité.
3. Je survole l’élément à supprimer dans la liste des contrats.
4. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche.
5. Je clique sur le bouton Supprimer pour confirmer la suppression.

Un contrat qui a déjà été affecté au moins une fois ne peut plus être supprimé.

Définir un motif de contrat

Il est possible d'ajouter un motif de contrat à une affectation de contrat ou avenant. Les motifs créés seront utilisables pour tous les contrats disponibles (peu importe le type de contrat). Ces motifs sont modifiables et non supprimables. Note : Cette information n’est pas incluse dans les exports du personnel.

Créer un nouveau motif de contrat

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Contrats

1. A partir du panel Motifs de contrat, je saisis le nom du nouveau motif (maximum 38 caractères).
2. Je clique sur le bouton Ajouter.

Modifier un motif de contrat

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Contrats

1. A partir du panel Motifs de contrat, je sélectionne le motif de contrat à modifier.
2. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche.
3. Je modifie les informations.
4. J'enregistre.

Supprimer un motif de contrat

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Contrats

1. A partir du panel Motifs de contrat, je sélectionne le motif de contrat à supprimer.
2. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche.
3. Je clique sur Supprimer pour confirmer la suppression.

Activer les codes externes d'affectation de contrat

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Contrats

1. A partir du panel Code externe d'affectation de contrat, je clique sur le bouton .
2. Je clique sur le bouton pour activer le code externe.
3. Pour personnaliser le libellé du code, je sélectionne l'option Personnalisé et je saisis le libellé que je souhaite pour le code externe.
4. J'enregistre.

Contrat de type forfait jours

Timesquare offre la possibilité de créer des contrats de type forfait jour.

Contrairement au contrat horaire qui comptabilise le temps de travail en heures, le contrat forfait jour comptabilise le temps de travail en nombre de jours. Dans ce cas, le salarié est tenu de travailler un certain nombre de jours dans l'année. Ce nombre de jours de travail dans l'année est fixé à 218 jours maximum. Le salarié n'est pas soumis au respect de la durée quotidienne maximum et de la durée hebdomadaire maximum.