Traitement de nuit dans la Gestion des Temps

Comment se compose le traitement de nuit dans la GTA de TSQ ?

Le traitement de nuit dans la GTA ne peut s’effectuer que si et seulement si la GTA est activée. Il se décompose en plusieurs étapes :

1. Validation automatique des plannings INI et MOD
2. Traitement des pointages
3. Calcul des compteurs

Validation automatique des plannings INI et MOD

La première étape du traitement de nuit est la validation automatique du planning INI (s’il y a du planning INI) et du planning MOD (s’il y du planning MOD).
Donc, les plannings initiaux en cours et modifiables en cours de la journée écoulée sont validés.

Traitement des pointages

La deuxième étape du traitement de nuit est le traitement des pointages sous certaines conditions (règles horaires, option activée : Validation automatique des plannings réalisés).

Les pointages sont appliqués sur les pointages réalisés (issus de la validation). Les pointages utilisés peuvent être issus du badgeage du salarié et éventuellement du responsable / gestionnaire ainsi que des imports de pointages, et en adéquation avec les règles horaires définies. Le traitement des pointages est effectué uniquement s'il existe des règles horaires.

Le système regarde sur une période depuis la dernière clôture jusqu'à la veille s'il y a de nouveaux pointages à traiter. Si c'est le cas, les plannings réalisés sont relancés en tenant compte de l'ensemble des pointages pour la journée concernée.

Validation automatique des plannings

Lorsque l'option « Valider automatiquement les plannings réalisés si aucune anomalie détectée » est à "Oui", si le planning réalisé ne présente pas d'anomalie, il est validé : les cases associées aux journées s'affichent avec un trait épais vert .

Note : Une exception subsiste pour les plannings contenant une absence, pour lesquelles la validation n'est pas possible automatiquement. En effet, en cas de semaine complète d'absence, lorsqu’on valide uniquement le premier jour de la semaine, on ne peut pas déterminer à l'avance s'il s'agit d'une semaine complète et donc la valorisation de la journée est celle d’un jour. Ce n’est qu’en fin de semaine que l’on détecte qu’on est en semaine d’absence et que la valorisation des jours précédents peut être mise à jour. 

Si le planning réalisé en cours est modifié manuellement puis la création des plannings réalisés est relancée, les modifications sont conservées, même si le planning réalisé n’est pas validé.

Lorsqu’une une anomalie est détectée, elle s'affiche dans le planning : un symbole anomalie s'affiche dans l'arbre des structures à droite du nom de la personne. La case correspondant à la journée en anomalie s'affiche avec le symbole anomalie s'il s'agit d'une anomalie de type pointage (par exemple Absence lors d'un jour de travail prévu). Elle s'affiche avec un fond rose s'il s'agit d'une anomalie de type durée (par exemple Durée quotidienne pause comprise pointée inférieure à la durée prévue).
Concernant les plannings réalisés validés, il n'est pas possible de lancer à la demande la création des plannings réalisés, même si un nouveau pointage a été enregistré.

Calcul des compteurs

La troisième étape est le calcul des compteurs.

Une fois le traitement de pointage effectué, les compteurs sont calculés avec une date de calcul de la veille. Tous les compteurs actifs sont calculés pour toutes les personnes présentes pendant la période.
Un calcul automatique quotidien est effectué afin de mettre à jour tous les compteurs pour tous les collaborateurs. Cette heure de mise à jour peut être définie. Elle peut être changée en cours de période. Pour ce faire, veuillez prendre contact avec les équipes Holy-Dis.

Si besoin, une mise à jour des compteurs peut également être lancée à partir du tableau de suivi des compteurs de paie ou à partir du planning.

Lors de ces calculs, les compteurs sont mis à jour en tenant compte des derniers changements du planning réalisé, modification, suppression ou ajout, que ces changements proviennent de Timesquare, du responsable sur My Timesquare ou encore de la déclaration de planning réalisé faite par un salarié depuis My Timesquare. Exemple : si je remplace une journée contenant des tâches par une absence complète, ce changement est susceptible d'impacter les compteurs d'absence mais également ceux des heures travaillées ou des heures sur site. Si je supprime une plage travaillée, cela est susceptible d'impacter le compteur des coupures, des absences, des heures travaillées, les heures complémentaires, supplémentaires, etc.

Il existe des compteurs qui sont liés à la valeur d’autres compteurs. Si un compteur a été mis à jour, il est nécessaire que les compteurs liés soient aussi recalculés pour prendre en compte les nouvelles valeurs.

Il n'est pas possible de lancer le calcul des compteurs d'une personne pour laquelle le calcul des compteurs est déjà en cours.

Bilan du traitement de nuit

Il est possible d'afficher un bilan du traitement de nuit. Cette page est uniquement réservée aux super administrateurs Holy-Dis.

Configuration / Gestion des Temps / Administration

1. Je me positionne sur la structure mère. Si je me déplace sur une autre structure alors le lien Voir le bilan n'est pas disponible.
2. Dans le bandeau, je clique sur le lien Voir le bilan.
3. Pour chaque traitement qui a été effectué, je peux consulter les informations du bilan. Le dernier bilan est ouvert par défaut. Le libellé de chaque bilan correspond à la date et l'heure du lancement. Je peux consulter la date de référence concernée par le calcul ainsi que l'état du calcul : "Terminé", "Terminé avec erreur", "Interruption technique" ou "En cours".
4. Je peux utiliser le champ Recherche sur la date de lancement (libellé du calcul) pour faciliter la sélection.
5. Je peux cliquer sur le bouton Etat des calculs pour suivre la progression du calcul, s'il y a un calcul en cours. Dans ce cas, le calcul en cours apparaît, ainsi que la progression de son avancée et une estimation du temps de calcul restant et du temps de calcul total. La disparition du calcul en cours indique que celui-ci est terminé.
6. Pour actualiser le contenu de l'écran, je clique sur le bouton dans le bandeau. L'écran est actualisé. L'état du calcul et les différents résultats liés à la finalisation d'une étape du calcul. Sinon, on affiche N/A.
7. Pour afficher le contenu d'un bilan, je clique sur le lien Voir le bilan.
8. Pour chaque bilan, je visualise :
   • la date et l'heure de démarrage du calcul
   • la date concernée
   • le nombre de personnes dont le planning initial a été validé  (avec le détail des personnes en erreur)
   • le nombre de personnes dont le planning modifiable a été validé  (avec le détail des personnes en erreur)
   • le nombre de personnes dont le pointage a été traité (avec le détail des personnes en erreur)
   • le nombre de personnes dont des compteurs ont été calculés (avec le détail des personnes en erreur)
   • La date et l'heure de fin du calcul
   • la durée du calcul
9.  Pour avoir du détail sur chaque phase, je clique sur le nombre de personnes concernées par la phase de mon choix (validation des plannings initiaux, validation des plannings modifiables, traitement des pointages, calcul des compteurs). Je peux cliquer sur l'ensemble des personnes ou uniquement les personnes en erreur. Je peux également cliquer sur les filtres disponibles :
   •   Validation des plannings initiaux
   • Validation des plannings modifiables
   • Traitement des pointages
   • Calcul des compteurs
10.  Pour chaque phase, j'affiche une liste des personnes concernées sous la forme d'un tableau avec le nom, le prénom, la structure, les éventuelles erreurs, les compteurs concernés (uniquement pour la phase de calcul de compteurs). Je peux utiliser le champ Recherche sur le nom, le prénom, la structure et le code du compteur pour faciliter la sélection.
11. Pour masquer le contenu d'un bilan, je clique sur le lien Masquer le bilan ou bien sur le bouton associé au bilan à fermer.