Intégration d'une personne

Créer une nouvelle personne

Lors de l'arrivée d'une nouvelle personne, je dois :

1. Créer une fiche administrative
2. Saisir ses informations individuelles
3. Lui affecter une structure
4. Lui affecter un contrat
5. Lui affecter un calendrier

Une fois les éléments indispensables de la fiche renseignés, je peux également programmer un horaire fixe, un jour de repos régulier, des contraintes personnelles, des compétences.

Pour gagner du temps, je me positionne sur la structure d'appartenance de la nouvelle personne, les informations de structure seront pré-remplies. Je récupèrerai également le calendrier de la structure.

Si je me positionne sur une personne ayant le même contrat, les informations de contrat seront pré-remplies avec le type de contrat et la date de début du contrat valorisée à la date de référence.

Créer une fiche administrative

Administratif / Gestion du personnel

1. Je me positionne sur la structure d'appartenance de la personne, et si possible sur une personne ayant le même type de contrat.
2. Je clique sur le bouton Nouveau en haut dans l'arbre.
3. Je saisis son nom (maximum 255 caractères), son prénom (maximum 255 caractères), son matricule (maximum 255 caractères), son matricule paie (maximum 255 caractères). Ce dernier fait le lien entre les fichiers de données Timesquare et le fichier du logiciel de paie. Il est donc primordial de le renseigner avec soin si j'envoie des données vers la solution de paie.
4. Je peux saisir sa date d'arrivée, sa date de départ et son équipe, si je connais ces informations. Si la date d'arrivée et/ou la date de départ sont renseignées, l'affectation de structure a une date de début et une date de fin correspondant respectivement à la date d'arrivée et la date de départ. Sinon, c'est la date de référence qui est utilisée pour la date de début. Je peux ajouter une photo au format jpg ou png à partir de mon ordinateur. La photo s'affiche dans Administratif / Gestion du personnel // Identification ainsi que dans le bloc de droite de Planification / Plannings lorsque la personne est sélectionnée.
5. Dans le cas où la Gestion des Temps est activée, j'indique si la personne est active GTA. Par défaut, la case est activée.
6. Dans le cas où l'auto-planification est activée, j'indique si la personne est auto-planifiée. Par défaut, la case est désactivée.
7. Je valide. La fiche administrative de la personne est prête à être saisie.
8. Dans le panel Identification, je clique sur le bouton .
9. Je peux sélectionner l'équipe à laquelle appartient la personne si je ne l'ai pas déjà fait au moment de sa création.
10. Je peux saisir un identifiant (maximum 255 caractères) qui sera utilisé dans My Timesquare.
11. Je peux saisir un nom de regroupement (maximum 20 caractères) afin de mettre en place l'uniformité des plannings.
12. A partir du panel Méthode d'authentification, je peux autoriser l'authentification par identifiant / mot de passe Timesquare en complément de l'authentification en SAML2 si ma base est paramétrée pour la double authentification SAML/TSQ. Par défaut, cette option est activée.
13. J'enregistre.

Les champs Nom, Prénom, Matricule, Matricule paie, Identifiant sont limités à 255 caractères. Le champ Regroupement est limité à 20 caractères.

Si la personne a déjà travaillé dans l’entreprise, je peux réintégrer la personne en gardant son historique.

Saisir les informations administratives

Administratif / Gestion du personnel

1. Dans le panel Informations administratives, je clique sur le bouton .
2. Je saisis les informations personnelles de la personne que je souhaite : l'adresse (maximum 255 caractères pour chacune des 4 lignes qui compose l'adresse), le code postal (maximum 8 caractères), la ville (maximum 255 caractères), le pays (maximum 255 caractères), le téléphone fixe (maximum 15 caractères), le téléphone mobile (maximum 15 caractères), l'email (maximum 255 caractères, la partie "locale" c'est-à-dire tout ce qui se trouve avant le @ est limitée à 64 caractères), la date d'arrivée, la date de départ, la date de naissance, le sexe, la situation familiale, le nombre d'enfants, les champs divers (maximum 255 caractères par champ) qui ont éventuellement été activés. En dehors de l'email qui notamment utilisé pour l'envoi de certaines notifications, les autres informations sont uniquement informatives.
3. L'application d'origine de la personne est indiquée dans le champ Origine.
4. Dans le cas où la Gestion des temps est activée, j'indique si la personne est active GTA. Par défaut, la case est activée.
5. Dans le cas où l'auto-planification est activée, j'indique si la personne est auto-planifiée. Par défaut, la case est désactivée.
6. J'enregistre.

Dans le panel Informations administratives, les champs Adresse, Ville, Pays, Email ainsi que les champs Divers sont limités à 255 caractères.

Une fois le dossier créé, je peux à tout moment actualiser les informations individuelles de la personne.

Affecter une structure

Par défaut, la structure qui s'affiche est celle sur laquelle j'étais situé au moment de la création de la nouvelle personne.

Administratif / Gestion du personnel

1. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Ajouter associé au champ Structure.
2. Je clique sur le bouton Modifier.
3. Je sélectionne la structure souhaitée.
4. Je peux modifier la période d'affectation. Par défaut, la date de début est la date de référence et la date de fin est le "31/12/2099".
5. J'enregistre.

Une fois le dossier créé, je peux à tout moment modifier la structure d'affectation.

Affecter un contrat

Par défaut, le contrat qui s'affiche est celui de la personne sur lequel j'étais situé au moment de la création de la nouvelle personne. La date de début du contrat est valorisée à la date de référence.

Administratif / Gestion du personnel

1. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Ajouter associé au champ Contrat.
2. Je sélectionne le contrat et le type de contrat.
3. Je modifie la date de début et la date de fin, si nécessaire. Par défaut, la date de début est la date de référence et la date de fin est le "31/12/2099".
4. J'indique si le contrat est annualisé ou non. Une nouvelle personne ayant un contrat annualisé sera ajoutée automatiquement à la liste de calcul d'annualisation de sa structure s'il en existe une. Il faudra cependant sélectionner la personne manuellement lors du calcul d'annualisation suivant.
5. J'enregistre.

Une fois le dossier créé, je peux à tout moment affecter un nouveau contrat ou ajouter un avenant au contrat.

Affecter un calendrier

Administratif / Gestion du personnel

1. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Ajouter associé au champ Calendrier.
2. Je clique sur le bouton Modifier.
3. Je sélectionne le calendrier souhaité.
4. Je peux modifier la période d'affectation. Par défaut, la date de début est la date de référence et la date de fin est le "31/12/2099".
5. J'enregistre.

Une fois le dossier créé, je peux à tout moment modifier le calendrier affecté.

Importer une liste de personnes

Il est possible d'importer une liste de personnes à partir d'un fichier externe.

Le paramétrage du fichier à importer est réalisé dans la configuration.

Réintégrer une personne

Je peux réintégrer une personne qui avait quitté la société en conservant l'historique des informations la concernant.

Je ne peux voir dans la liste des personnes réintégrés que celles qui ont appartenu à une structure pour laquelle j'ai les droits. Les personnes sorties qui ont réintégré une nouvelle structure ne sont pas visibles.

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne une date de référence postérieure à la date de départ de la personne concernée.
2. Je clique sur le bouton Intégrer.
3. Je peux filtrer la liste des personnes qu'il est possible d'intégrer / réintégrer en fonction de leur origine : Timesquare (personnes sans affectation de structure à la date de référence ni dans le futur mais ayant une affectation dans une structure autorisée dans le passé), Flatchr (personnes importées par Flatchr sans affectation de structure à la date de référence ni dans le futur), Staff & Go (personnes importées par Staff & Go sans affectation de structure à la date de référence ni dans le futur), si ces dernières applications sont actives.
4. Je peux utiliser le champ de recherche pour trouver le nom de la personne.
5. Je coche la case correspondant à la ou les personnes à intégrer.
6. Je peux ensuite saisir pour la période de mon choix les affectations de structures, de contrats et de calendriers communes aux personnes cochées.
7. J'enregistre.