Cas particulier : Contrats forfaits jours

Timesquare offre la possibilité de créer des contrats de type forfait jour.

Contrairement au contrat horaire qui comptabilise le temps de travail en heures, le contrat forfait jour comptabilise le temps de travail en nombre de jours. Dans ce cas, le salarié est tenu de travailler un certain nombre de jours dans l'année. Ce nombre de jours de travail dans l'année est fixé à 218 jours maximum. Le salarié n'est pas soumis au respect de la durée quotidienne maximum et de la durée hebdomadaire maximum.

Créer un contrat de type forfaits jours

Les contrats de type forfaits jours, comme tous les contrats, dépendent d’une structure, c’est-à-dire qu’ils n’existent que pour la structure (et les structures filles) à laquelle ils ont été rattachés.

Administratif / Contrats

1. Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisis le libellé (maximum 38 caractères) et le code (maximum 12 caractères). Il n'y a pas de restriction de caractères spéciaux, ce sont des champs alphanumériques. Le code du contrat doit être unique dans la base car il sera utilisé lors de l’import à partir d’un système tiers.
4. La structure de création est pré-remplie.
5. Je saisis la durée hebdomadaire et/ou la durée mensuelle.
6. Je saisis la durée quotidienne. Cette durée est notamment utilisée pour le calcul des compteurs Heures et jours repos compensateur dans la Gestion des temps ainsi que dans les indicateurs de planning pour les contrats de type forfaits jours.
7. J'indique qu'il s'agit d'un contrat de type forfait jours. Trois options sont disponibles : 
   • "Non utilisé" : le contrat n'est pas de type forfait jours. C'est l'option par défaut. 
   • "Comptabilisation en heures" : je saisis les durées ainsi que le temps de travail (Temps partiel / Temps complet)
   • "Pilotage par l'absence" : les durées ainsi que le temps de travail (Temps partiel / Temps complet) sont masqués. Je peux saisir le nombre de jours travaillés, à titre indicatif.
8. Dans ce cas, il est nécessaire d'indiquer si quelles absences doivent être considérées comme du travail. Par ailleurs, trois compteurs de paie sont disponibles pour avoir les jours forfait théoriques, comptabilisés et le solde restant.
9. J'indique s'il s'agit d'un temps complet ou temps partiel. Cette distinction est importante en Gestion des Temps, notamment pour le déclenchement des heures complémentaires / supplémentaires. Elle est également utilisée dans l'import des grilles horaires.
10. J'enregistre.
11. Je saisis les spécificités du contrat, comme pour un contrat classique. 

Indiquer les absences considérées comme du travail pour les contrats forfaits jours

J'indique les absences qui doivent être considérées comme du travail.

Indicateurs pour les contrats forfait jours

Les indicateurs de planning des personnes ayant un contrat forfait jours ne tiennent pas compte des plages de travail contenues dans la journée. Ils sont calculés en fonction de la durée quotidienne du contrat.

Indicateurs pour les contrats forfait jours dans les indicateurs liés au planning

Les indicateurs de planning des personnes ayant un contrat forfait jours ne tiennent pas compte des plages de travail contenues dans la journée. Ils sont calculés en fonction de la durée quotidienne du contrat. Pour ces personnes, en vue quotidienne, les indicateurs Durée 2ere plage et Durée 2nde plage sont vides. La durée quotidienne et les heures planifiées ne contiennent ni les pauses ni la bonification même s'il y en a.

Exemple : Une personne a un contrat forfait jour avec une durée quotidienne de 07:00. Dans la vue quotidienne, l'indicateur Durée quotidienne vaut 07:00, quel que soit le contenu de la journée de travail du moment qu'il existe une plage de travail ou une absence considérée comme du travail. S'il existe des pauses ou de la bonification, elles ne sont pas comptabilisées dans l'indicateur Heures planifiées. Dans la vue hebdomadaire avec 4 jours travaillés et une journée d'absence considérée comme du travail, l'indicateur Heures planifiées vaut 35:00 (5 x 07:00) quel que soit le contenu de la semaine de travail.

Indicateurs pour les contrats forfait jours dans les coûts de planning

Les indicateurs de planning des personnes ayant un contrat forfait jours ne tiennent pas compte des plages de travail contenues dans la journée. Ils sont calculés en fonction de la durée quotidienne du contrat. Par ailleurs, les heures utilisées ne contiennent ni les pauses ni la bonification même s'il y en a.

Exemple : Une personne a un contrat forfait jour avec une durée quotidienne de 07:00. Dans la vue quotidienne, l'indicateur Heures utilisées vaut 07:00, quel que soit le contenu de la journée de travail du moment qu'il existe une plage de travail ou une absence considérée comme du travail et comptabilisée dans les coûts de planning. S'il existe des pauses ou de la bonification, elles ne sont pas comptabilisées dans l'indicateur Heures utilisées. Dans la vue hebdomadaire avec 4 jours travaillés et une journée d'absence considérée comme du travail et comptabilisée dans les coûts de planning, l'indicateur Heures utilisées vaut 35:00 (5 x 07:00) quel que soit le contenu de la semaine de travail.

Compteurs de paie liés aux contrats forfaits jours

Par ailleurs, trois compteurs de paie sont disponibles pour avoir les jours forfait théoriques, comptabilisés et le solde restant.

• Forfait jours - théoriques : nombre de jours qu'une personne doit réaliser dans le cycle
• Forfait jours - comptabilisés : nombre de jours travaillés
• Forfait jours - solde : nombre de jours qu'il reste à travailler sur le cycle

Il est possible de paramétrer des demi-journées de repos dans le compteur Forfait jours - Comptabilisés.

Il est possible de mettre en place un pointage des présences. Pour ce faire, il est nécessaire d'autoriser le pointage de présence en utilisant les règles horaires. Si le pointage des forfaits jours est autorisé, un seul pointage est nécessaire pour que la journée soit considérée comme une journée de présence.

Pointage de personnes ayant un contrat forfait jours

Pour les personnes ayant un contrat pour lequel l'option Forfait jours a été cochée, le traitement des pointages est différent. Pour ces personnes, il est nécessaire d'autoriser le pointage de présence en utilisant les règles horaires. Si le pointage des forfaits jours est autorisé, un seul pointage est nécessaire pour que la journée soit considérée comme une journée de présence.

Différents cas de figure peuvent se présenter :

• Si une personne a un planning avec une ou des plages de travail (sans absence complète ni repos) et qu'elle pointe une seule ou plusieurs fois dans la journée, alors le planning prévisionnel est copié dans le planning réalisé (même si la règle horaire ne prévoit pas la recopie du planning prévisionnel).
• Si une personne a un planning avec une ou des plages de travail (sans absence complète ni repos) et qu'elle ne pointe pas, alors on vérifie la valeur de l'option Copier prévisionnel si pointage manquant dans les règles horaires. Si l'option est à "Oui",  le planning prévisionnel est copié dans le planning réalisé. Si l'option est à "Non", le planning réalisé est vide. Il est possible d'activer l'anomalie Pointage de présence manquant pour déclencher une anomalie.
• Si une personne a un planning avec absence complète ou un repos et qu'elle pointe une seule ou plusieurs fois dans la journée, le planning réalisé est vide. Il est possible d'activer l'anomalie Pointage lors d'une absence complète prévue pour déclencher une anomalie.
• Si une personne n'a aucun planning et qu’elle pointe une ou plusieurs fois dans la journée, alors le planning prévisionnel vide est copié dans le planning réalisé. Il est possible d'activer l'anomalie Pointage sur planning vide pour déclencher une anomalie.

Traitement des pointages et anomalies des personnes ayant un contrat forfait jours

(Clique ici pour agrandir l'image)

Note : un seul pointage est nécessaire pour que la journée soit considérée comme une journée de présence et donc prise en compte dans le traitement des pointages. Il n'est donc pas nécessaire d'avoir plusieurs pointages pour la même journée, même si elle a une coupure. 

Autoriser le pointage des personnes au forfait jours

Configuration / Gestion des temps / Règles horaires

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. J'indique si j'autorise le pointage des forfaits jours (pointage de présence). Par défaut, cette option est à "Non".
3. J'enregistre.