Les pointages enregistrés depuis une badgeuse ou importés par un fichier externe, ainsi que les éventuels pointages réalisés par le responsable / gestionnaire sont traités automatiquement par le système en fonction des règles horaires qui s'appliquent à la structure à laquelle appartient le salarié. Le traitement peut avoir lieu lors du traitement de nuit paramétré ou bien grâce à la fonctionnalité de création d'un pointage réalisé depuis My Timesquare. Les règles horaires sont un ensemble de règles d’arrondi de début et de fin de plage de travail, des règles d’écrêtage qui permettent de lisser les heures de début et de fin de journée de travail.
Les interdictions de pointages, les écrêtages et les arrondis ne s’appliquent pas aux pointages du responsable/gestionnaire.
Les pointages des salariés, qu'elle que soit leur origine, ne peuvent pas être supprimés.
Pointage de personnes ayant un contrat horaire
Le typage (entrée, pause, sortie) des pointages salariés ou responsable/gestionnaire ne sont pas utilisés. Le typage est interprété en fonction du nombre de pointage. Il existe néanmoins des cas de figure où le typage du pointage responsable / gestionnaire est utilisé : lorsqu'il n'existe qu'un seul pointage responsable/gestionnaire.
En cas de pointage impair, le planning réalisé comportera une anomalie car le nombre de pointages est incohérent.
En cas de pointage sur un repos, une absence ou encore un jour fermé, une anomalie peut se déclencher et si je recopie le planning réalisé calculé indique une tâche non affectée. Je peux manuellement corriger les plannings depuis le Suivi du réalisé.
S’il n’y a qu’une seule plage dans la journée prévisionnelle et que 4 pointages sont présents, les 2 premiers pointages sont récupérés, les deux pointages suivants apparaissent comme une tâche non affectée et une anomalie se déclenche.
Traitement des pointages situés avant ou après l'heure de changement de jour
Une personne a une heure de changement de jour à 06:00. Elle pointe sa fin de journée à 06:15.
- Si l'option "Appliquer l’écrêtage sur les pointages avant ou après l’heure de changement de jour" dans les réglages du logiciel est désactivée, le pointage de 06:15 est enregistré sur le jour suivant.
- Si l'option "Appliquer l’écrêtage sur les pointages avant ou après l’heure de changement de jour" dans les réglages du logiciel est activée, et un écrêtage (de 15min par exemple) est paramétré dans les règles horaires, l'écrêtage s'applique sur le pointage de 06:15 qui peut être ramené à 06:00, donc enregistré dans la journée en cours et non sur le jour suivant. Attention si aucun écrêtage n’est paramétré, le pointage est enregistré sur le jour suivant.
Pointage de personnes ayant un contrat forfait jours
Pour les personnes ayant un contrat pour lequel l'option Forfait jours a été cochée, le traitement des pointages est différent. Pour ces personnes, il est nécessaire d'autoriser le pointage de présence en utilisant les règles horaires. Si le pointage des forfaits jours est autorisé, un seul pointage est nécessaire pour que la journée soit considérée comme une journée de présence.
Différents cas de figure peuvent se présenter :
- Si une personne a un planning avec une ou des plages de travail (sans absence complète ni repos) et qu'elle pointe une seule ou plusieurs fois dans la journée, alors le planning prévisionnel est copié dans le planning réalisé (même si la règle horaire ne prévoit pas la recopie du planning prévisionnel).
- Si une personne a un planning avec une ou des plages de travail (sans absence complète ni repos) et qu'elle ne pointe pas, alors on vérifie la valeur de l'option Copier prévisionnel si pointage manquant dans les règles horaires. Si l'option est à "Oui", le planning prévisionnel est copié dans le planning réalisé. Si l'option est à "Non", le planning réalisé est vide. Il est possible d'activer l'anomalie Pointage de présence manquant pour déclencher une anomalie.
- Si une personne a un planning avec absence complète ou un repos et qu'elle pointe une seule ou plusieurs fois dans la journée, le planning réalisé est vide. Il est possible d'activer l'anomalie Pointage lors d'une absence complète prévue pour déclencher une anomalie.
- Si une personne n'a aucun planning et qu’elle pointe une ou plusieurs fois dans la journée, alors le planning prévisionnel vide est copié dans le planning réalisé. Il est possible d'activer l'anomalie Pointage sur planning vide pour déclencher une anomalie.
Traitement des pointages et anomalies des personnes ayant un contrat forfait jours
(Clique ici pour agrandir l'image)
Note : un seul pointage est nécessaire pour que la journée soit considérée comme une journée de présence et donc prise en compte dans le traitement des pointages. Il n'est donc pas nécessaire d'avoir plusieurs pointages pour la même journée, même si elle a une coupure.
Autoriser le pointage des personnes au forfait jours
Configuration / Gestion des temps / Règles horaires
- Je clique sur le bouton Nouveau.
- J'indique si j'autorise le pointage des forfaits jours (pointage de présence). Par défaut, cette option est à "Non".
- J'enregistre.
Traiter les personnes qui ne pointent pas
Il est possible que des personnes gérées par la GTA ne pointent pas. Dans ce cas, il est nécessaire de créer une règle horaire spécifique pour ces personnes dans laquelle je coche la case Pointage non utilisé (recopie du prévisionnel). Aucun pointage n'est attendu pour les personnes concernées et le planning prévisionnel est copié dans le réalisé. Dans ce cas, je m'assure que la case Copier le prévisionnel si pointage manquant est à "Non".
Traitement de nuit
Pour en savoir plus sur le traitement de nuit, je me reporte à l'article dédié.
Lancer à la demande la création des plannings réalisés (et le traitement des pointages)
En fonction du paramétrage défini, je peux lancer à la demande la création les plannings réalisés des salariés sans attendre le traitement de nuit.
Lors du lancement de la création des plannings, les plannings initiaux en cours et modifiables en cours de la journée écoulée sont validés. Les plannings réalisés sont crées en fonction des pointages enregistrés du salarié et éventuellement du responsable / gestionnaire ainsi que des imports de pointages, et en adéquation avec les règles horaires définies. Le traitement des pointages est effectué uniquement s'il existe des règles horaires.
Si des plannings réalisés en cours existent déjà, le système regarde sur une période depuis la dernière clôture jusqu'à la date de référence s'il y a de nouveaux pointages à traiter. Si c'est le cas, les plannings réalisés sont relancés en tenant compte de l'ensemble des pointages pour la journée concernée.
Si l'option Valider automatiquement les plannings réalisés si aucune anomalie détectée est à "Oui", si le planning réalisé ne présente pas d'anomalie, il est validé : les cases associées aux journées s'affichent avec un trait épais vert 
. Si je modifie le planning réalisé en cours et je relance la création des plannings réalisés, mes modifications sont conservées, même si je n'ai pas validé le planning réalisé.
Si une anomalie est détectée, elle s'affiche dans le planning : un symbole 
s'affiche dans l'arbre des structures à droite du nom de la personne. La case correspondant à la journée en anomalie s'affiche avec le symbole s'il s'agit d'une anomalie de type pointage (par exemple Absence lors d'un jour de travail prévu). Elle s'affiche avec un fond rose s'il s'agit d'une anomalie de type durée (par exemple Durée quotidienne pause comprise pointée inférieure à la durée prévue).
Concernant les plannings réalisés validés, il n'est pas possible de lancer à la demande la création des plannings réalisés, même si un nouveau pointage a été enregistré.
La création des plannings réalisés à la demande ne lance pas le calcul des compteurs. Ceux-ci seront calculés dans le traitement de nuit.
Gestion des Temps / Suivi du réalisé
- Je coche la case correspondant à la personne souhaitée.
- Je sélectionne la case correspondant à la journée souhaitée.
- Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
- Je clique sur le bouton Créer le planning réalisé.
- Les plannings réalisés des salariés sont créés.
Lancer manuellement le traitement des pointages par un administrateur
Exceptionnellement, l'administrateur peut réaliser ce traitement à la demande.
Configuration / Gestion des temps / Administration
- Je sélectionne dans l’arbre le niveau souhaité.
- Je vérifie les personnes sélectionnées dans le panel Liste des personnes traitées en Gestion des Temps.
- Je clique sur le bouton .
- Le système traitement l'ensemble des pointages qui n'ont pas encore été traités.
Lorsque je lance un calcul de compteur, un système de notifications, représenté par le symbole disponible dans le bandeau à droite de l'écran, m'informe du lancement, du traitement et de la fin du calcul. Si je clique sur cet icône, je peux consulter l'ensemble des notifications disponibles. Je peux effacer ces notifications individuellement en utilisant le bouton
ou globalement en utilisant le bouton . Les notifications non lues apparaissent en bleu avec une pastille orange. Les notifications lues sont affichées blanc sans pastille. Lorsque toutes les notifications sont lues, le symbole devient inactif
. Les notifications lues sont supprimées à la déconnexion.
Règles de gestion des pointages
Lors de la création des plannings réalisés, les pointages salarié et les éventuels imports sont utilisées.
Si des pointages responsable/gestionnaire existent, se référer à l'article sur le traitement de ces pointages.
Le typage (entrée, pause, sortie) des pointages salariés n'est pas utilisé (sauf si j'utilise la badgeuse virtuelle). Le typage est interprété en fonction du nombre de pointage.
Exemples de plannings réalisés
Les exemples suivants permettent de voir le planning réalisé obtenu en fonction des pointages enregistrés. Le salarié a un planning prévisionnel de 09:15 - 16h15. Le pointage du salarié n'est pas typé.
Option avec la recopie du prévisionnel
| Saisie salarié | Planning réalisé | Commentaire |
|---|---|---|
| Pas de pointage |
|
Il manque un pointage d'entrée et de sortie. |
| 9h00 |
|
Il manque un pointage de sortie. |
| 16h00 |
|
Il manque un pointage d'entrée. |
|
9h00 16h00 |
|
Les pointages du salarié sont utilisés. |
Option sans la recopie du prévisionnel
| Saisie salarié | Planning réalisé | Commentaire |
|---|---|---|
| Pas de pointage | Planning vide | Il manque un pointage d'entrée et de sortie. |
| 9h00 |
|
Il manque un pointage de sortie. |
| 16h00 |
|
Il manque un pointage d'entrée. |
|
9h00 16h00 |
|
Les pointages du salarié sont utilisés. |
Paramétrer la validation automatique des plannings réalisés
Configuration / Personnalisation / Planification / Général
Au moment du traitement de nuit ou du lancement à la demande de la création des plannings réalisés, il est possible de valider automatiquement les plannings réalisés des personnes qui pointent s'ils ne présentent pas d'anomalie.
Cette option s'applique également pour les personnes qui ne pointent pas et dont le planning ne présente donc pas d'anomalie. Cette option concerne donc les personnes pour lesquelles la règle horaire Copier le prévisionnel si pointage non utilisé est cochée et/ou Pointage des forfaits jours est à "Non".
Un planning réalisé créé avec au moins un pointage responsable et qui ne déclenche pas d’anomalie n'est pas validé automatiquement même si l’option Valider automatiquement les plannings réalisés si aucune anomalie détectée est à "Oui".
Dans ce cas, les cases associées aux journées validées s'affichent avec un trait épais vert .
- A partir du panel Validation des plannings, je clique sur le bouton
. - Je passe l'option Valider automatiquement les plannings réalisés si aucune anomalie détectée à "Oui". Si cette option est à "Oui", les absences ne sont pas validées. Il est donc nécessaire de valider les absences manuellement et dans le cas d'une semaine complète d'absence, d'attendre la fin de la semaine pour valider ces plannings.
- J'enregistre.
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