Suppression d'une personne de la base

La suppression d'une personne correspond à son effacement définitif de la base de données. Je peux par exemple supprimer une personne créée à tort. Je peux aussi supprimer définitivement une personne sortie de la base afin de nettoyer régulièrement la base, en particulier une fois le délai légal de conservation des données écoulé. Cette possibilité est également utile pour les personnes sorties exigeant la suppression de leurs informations personnelles, une fois ce même délai écoulé.

Lors de la suppression d'une personne, les informations supprimées sont : les informations administratives, les plannings et les absences passés et futurs de la personne, les demandes de My Timesquare ainsi que les diverses affectations (contrats, structures, compétences, calendriers, badges, groupes, modèles, etc.), les champs disponibles pour authentification (matricule, matricule paie, identifiant, divers 1, divers 2, divers 3, divers 4).

Seuls les utilisateurs ayant un rôle admin ont la possibilité de supprimer une personne.

La suppression peut être manuelle ou automatique après une période de conservation paramétrée.

IMPORTANT : Le départ d'une personne ne doit pas être réalisé avec sa suppression mais avec une opération permettant d'enregistrer son historique, en vue d'une éventuelle réintégration.

Supprimer manuellement une personne

Supprimer manuellement une personne présente dans la structure

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne à supprimer dans l'arbre.
2. Je clique sur le bouton Supprimer.
3. Un message de confirmation s'affiche.
4. Je clique sur le bouton Supprimer.

Supprimer manuellement plusieurs personnes présentes dans la structure

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la structure dans laquelle se trouvent les personnes à supprimer dans l'arbre.
2. Je clique sur le bouton Supprimer.
3. Je coche les cases correspondant aux personnes à supprimer.
4. Un message de confirmation s'affiche.
5. Je clique sur le bouton Supprimer.

Supprimer manuellement une personne hors structure

Administratif / Gestion du personnel

1. Je me positionne sur le niveau de structure souhaité.
2. A partir du panel Liste des personnes, je clique sur le bouton .
3. Je clique sur le lien Voir la liste.
4. Je clique sur la personne à supprimer. Son dossier individuel s'affiche.
5. Je clique sur le bouton Supprimer.
6. Un message de confirmation s'affiche.
7. Je clique sur le bouton Supprimer.

Supprimer automatiquement les personnes

Supprimer automatiquement les personnes dont la dernière affectation de contrat est antérieure à une date donnée

La suppression / purge d'une personne correspond à son effacement définitif de la base de données. 

Il s'agit d'une suppression logique qui est finalisée par la purge automatique qui s'exécute pendant la nuit. Toutes les informations liées aux personnes (les informations administratives, les plannings et les absences passés et futurs de la personne, les demandes de My Timesquare ainsi que les diverses affectations - contrats, structures, compétences, calendriers, badges, groupes, modèles, etc.) sont supprimées de la même manière qu'elles le sont lorsque l'on exécute une suppression manuelle.

Lorsque la suppression automatique est activée, par défaut, elle s'exécute tous les jours à 04h00. Pour modifier cette valeur, il est nécessaire de prendre contact avec l'équipe technique Holy-Dis.

Configuration / Personnalisation avec arbre / Arbre des structures

1. Je sélectionne la structure souhaitée.
2. Dans le panel Suppression automatique des personnes, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je coche la case Activer la suppression automatique des personnes dont la date de dernière affectation de contrat est antérieure à J- et je saisis la période de conservation maximum avant suppression. Attention, cette période doit être inférieure à la période maximum de conservation fixée par le Délégué à la Protection des Données (DPO) de mon entreprise.
5. J'enregistre.

Note : La suppression intervient pour les personnes dont la date de fin de contrat est strictement inférieure à la date calculée pour l'anonymisation.

Supprimer automatiquement les personnes hors structure

Il est possible de mettre en place une purge automatique des personnes hors structure avec une durée de rétention paramétrable. Dans ce cas, il est nécessaire de contacter les équipes techniques Holy-Dis pour activer cette fonctionnalité.