Départ d'une personne

Lors du départ d'une personne, je dois :

• sortir la personne de la structure en indiquant une date de fin
• terminer le contrat de la personne en indiquant une date de fin

Une procédure unique permet de réaliser ces deux opérations.

Il est impossible de supprimer une personne car il est nécessaire de conserver son historique (informations administratives et plannings) dans l'éventualité d'une réintégration/d'un problème légal nécessitant une consultation du dossier. Lorsque je mets fin à son contrat, son dossier est déplacé dans une partie de la base de données que l'on peut qualifier d'inactive, c'est-à-dire que cette personne n'apparaît plus dans la liste du personnel, dans l'arbre et tous les éléments associés à cette personne ne sont plus disponibles à la consultation. En revanche, elle pourra être réintégée facilement si nécessaire.

Par ailleurs, si des heures avaient été planifiées sur cette personne après sa date de départ, je dois relancer un calcul de plannings.

Saisir le départ d'une personne

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne à sortir dans l'arbre.
2. Je clique sur le bouton Départ.
3. Je saisis la date de départ de la personne.
4. Je décide d'appliquer cette date à la date de fin de l'affectation à sa structure de rattachement, à son contrat et à son badge. Note : Je peux procéder au départ d'une personne, même s'il est affecté sur une structure sur une période postérieure à la date de départ, tant que j'ai les droits suffisants sur la structure courante concernée par le départ.
5. La section Affectations rappelle l'historique des structures, des contrats et des badges affectés à la personne.
6. Je valide.

Anonymiser une personne

Dans le cadre de la réglementation européenne concernant la protection des données personnelles, il est possible de rendre une personne anonyme en modifiant ou supprimant tout ou partie des données qui la concernent (nom, prénom, adresse, etc.). Il est également possible de la supprimer de la base de données.

Seuls les utilisateurs ayant un rôle admin ont la possibilité d'anonymiser ou de supprimer une personne.

L'anonymisation peut être manuelle ou automatique après une période de conservation paramétrée. De la même manière, la suppression manuelle ou automatique après une période de conservation paramétrée.

L'anonymisation automatique doit être paramétrée par les équipes techniques Holy-Dis.

Principe de l'anonymisation

• Les nom et prénom de la personne sont transformés en une chaîne unique de 20 caractères.
• L'icône de la personne dans le panel Identification est remplacé par .
• L'icône de la personne dans l'arbre est remplacé par .
  
• Les champs non obligatoires du panel Identification sont effacés (Matricule Paie, Identifiant, Regroupement et Equipe).
• Les champs du panel Informations administratives sont effacés.
• Les libellés des fiches d'affectation de compétences directement affectées aux personnes concernées sont remplacées par la nouvelle chaîne de caractères.
• Les libellés des fiches de paramètres de calcul (planning, annualisation et implantation) directement affectées aux personnes concernées sont remplacées par la nouvelle chaîne de caractères.
• Les libellés des fiches de programmation de modèles directement affectées aux personnes concernées sont remplacées par la nouvelle chaîne de caractères.
• Les commentaires sur les plannings des personnes concernées sont effacés.
• Les commentaires dans My Timesquare associés aux personnes concernées sont effacés.

Anonymiser automatiquement les personnes dont la dernière affectation de contrat est antérieure à une date donnée

 Configuration / Personnalisation avec arbre / Arbre des structures

1. Je sélectionne la structure souhaitée.
2. Dans le panel Anonymisation automatique des personnes, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je coche la case Activer l’anonymisation automatique des personnes dont la date de dernière affectation de contrat est antérieure à J- et je saisis la période de conservation maximum avant anonymisation. Attention, cette période doit être inférieure à la période maximum de conservation fixée par le Délégué à la Protection des Données (DPO) de mon entreprise.
5. J'enregistre.

Note : L'anonymisation intervient pour les personnes dont la date de fin de contrat est strictement inférieure à la date calculée pour l'anonymisation.

Anonymiser manuellement une personne

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne à anonymiser dans l'arbre.
2. Je clique sur le bouton Rendre anonyme.
3. Un message de confirmation s'affiche. Je valide.

Anonymiser une liste de personnes dont la dernière affectation de contrat est antérieure à une date donnée

Administratif / Gestion du personnel

1. Je clique sur le bouton Rendre anonyme.
2. Je saisis la date pour laquelle les personnes ont une dernière affectation de contrat antérieures à cette date.
3. La liste des personnes correspondant à ce filtre s'affiche. Je sélectionne les personnes que je souhaite anonymiser.
4. Un message de confirmation s'affiche. Je valide.