Une demande d'absence est une requête de la part du salarié afin de créer une absence pour une période définie dans le cadre de My Timesquare. L'absence peut être complète, sur toute la journée ou partielle, sur une partie de la journée. Une absence partielle peut avoir une heure de début et une heure de fin ou être une demi-journée (matin / après-midi). Elle peut être périodique sur une période fixée. La demande doit être faite dans le respect des périodes de restrictions et de réserve préalablement définies. Elles s'affichent selon le fuseau horaire du calendrier du salarié.
Je peux consulter l'ensemble des demandes d'absence pour la période que je souhaite afficher. Par défaut, je visualise toutes les demandes futures à partir du jour de connexion.
Les demandes d'absence s'affichent dès la création des demandes. Elles sont représentées par l'icône 
.
La demande est ensuite acceptée/refusée par le responsable et/ou le gestionnaire en fonction du circuit simple ou double mis en place. Le traitement peut être fait depuis Timesquare ou My Timesquare, en fonction des droits du responsable / gestionnaire.
Les couleurs permettent de voir où en est le traitement de la demande :
- En cours - Responsable / En cours - Gestionnaire / En attente d'annulation - Responsable / En attente d'annulation - Gestionnaire / En attente de traitement automatique
- Acceptée
- Refusée / Obsolète / Annulée - responsable
Une fois acceptée, l'absence est automatiquement ajoutée sur la version de planning en cours du salarié pour la date indiquée dans la demande.
Mise à jour en temps réel des compteurs de Congés payés
Il est possible de paramétrer la mise à jour en temps réel du compteur de congés payés acquis lorsqu'une demande d'absence est acceptée ou bien après une annulation de demande par le responsable / gestionnaire.
Annulation ou modification d'une demande acceptée
En fonction du paramétrage défini, une demande d'absence acceptée peut être annulée par le salarié ou le responsable / gestionnaire. Le responsable / gestionnaire peut également modifier le type d'absence. Le type d'absence que j'ai initialement saisi est toujours consultable. Seul le responsable traite les demandes d'annulation d'absence par le salarié, quel que soit le circuit de traitement habituel (responsable ou responsable + gestionnaire).
Utilisation des congés payés reliquat en priorité
Dans le cas où les compteurs de paie congés payés acquis, pris, restants et reliquat sont activés, il est possible d'activer une option afin d'avertir le salarié d'utiliser en priorité le congé payé reliquat si son solde est positif. Dans ce cas, lorsque le salarié saisit une demande d'absence de type congés payés acquis, alors que le solde de congés payés reliquat est supérieur à 0, un message d'erreur indique que la demande ne peut être confirmée, il est nécessaire de sélectionner en priorité l'absence de type congés payés reliquat.
Contrôle des soldes d'absence
En fonction du paramétrage défini, il est possible de mettre en place le contrôle des soldes d'absence à partir d'un compteur de reporting ou d'un compteur de paie défini en amont.
Deux contrôles sont réalisés :
- Au moment où le salarié dépose sa demande d’absence. Si le solde est suffisant, la demande est enregistrée. Si le solde est insuffisant, la demande n'est pas enregistrée, un message d'erreur s'affiche.
- Au moment où le responsable (ou le gestionnaire en cas de circuit responsable + gestionnaire) accepte l’absence du salarié. Dans ce cas, si le solde repose sur un compteur de reporting, un recalcul du compteur est effectué. Si le solde repose sur un compteur de paie, le compteur n’est pas recalculé.
Important : Si le solde repose sur un compteur de paie, le responsable / gestionnaire est susceptible d'accepter plus de demandes que le solde ne l'autorise réellement.
On tient compte de l'option Type de décompte en cas de semaine d'absence paramétré dans l'absence.
Si l'option est à "Ouvré" :
- une semaine d'absence complète du premier au dernier jour de la semaine vaut 5 jours
- les samedis et dimanches contenus dans une période d'absence ne sont pas comptabilisés
Si l'option est à "Ouvrable" :
- une semaine d'absence complète du premier au dernier jour de la semaine vaut 6 jours
- les dimanches contenus dans une période d'absence ne sont pas comptabilisés
Si l'option est à "Calendaire" : une semaine d’absence complète du premier au dernier jour de la semaine vaut 7 jours.
Exemple : je saisis une absence du 07 au 09 juillet 2026. Si l'option Type de décompte en cas de semaine d'absence est à "Ouvré", alors on comptabilisé 1 journée d'absence. Si l'option Type de décompte en cas de semaine d'absence est à "Ouvrable", alors on comptabilisé 2 journées d'absence. Si l'option Type de décompte en cas de semaine d'absence est à "Calendaire", alors on comptabilisé 3 journées d'absence.
Les compteurs de reporting sont recalculé automatiquement lors de l’acceptation par le responsable / gestionnaire et lors de l’annulation d'une demande d'absence par le salarié ou le responsable / gestionnaire.
Si la demande d'absence est à cheval entre deux cycles (que le contrôle repose sur des compteurs de reporting ou des compteurs de paie), il est nécessaire de découper l'absence en deux demandes, une par cycle.
Superposition de deux demandes d'absence
Par défaut, je ne peux pas saisir deux demandes d'absences complètes pour la même journée ou pour une période identique (ou avec la même périodicité), quel que soit le type d'absence. Je ne peux pas non plus saisir deux demandes d'absences partielles pour le même jour et la même tranche horaire (y compris s'il y a une périodicité), quel que soit le type d'absence. Les demandes d'absence partielle ne peuvent pas se chevaucher non plus.
Il est cependant possible de paramétrer My Timesquare pour que les demandes d'absences complètes ou partielles puissent se superposer, quel que soit le type d'absence, ou la périodicité.
Traitement automatique des demandes d'absence
En fonction du paramétrage défini, il est possible de mettre en place le traitement automatique des demandes d'absence, sans que le responsable / gestionnaire n'ait besoin d'intervenir, si certains critères son paramétrés. Les critères sont les suivants :
- la période de traitement automatique
- le nombre de jours consécutifs autorisés
- le délai pour poser la demande (entre la pose de l'absence et la prise de l'absence)
- le solde nécessaire pour déposer une demande
- les places disponibles dans un groupe de congés
Si la demande s'appuie sur des compteurs de reporting, ils sont mis à jour automatiquement après acceptation de la demande d'absence. En cas d'annulation de la demande par le salarié ou le responsable / gestionnaire, le compteur de reporting est également recalculé. Si la demande s'appuie sur des compteurs de paie, il est nécessaire de lancer un calcul pour que le compteur soit mis à jour.
Saisir une demande d'absence en vue desktop
- Je clique sur l'onglet Demandes.
- Je clique sur le lien Nouvelle demande.
- Je sélectionne l'onglet Absence.
- Je définis s'il s'agit d'une journée entière ou partielle.
- Je saisis les dates de début et de fin. Par défaut, la date de début correspond à la date du jour. Une fois modifiée, la date de fin prend la valeur de la date de début sélectionnée. Cette période est limitée en fonction du paramétrage défini. La période de demande autorisée ainsi que les éventuelles périodes de réserve s'affichent pour information.
- S'il s'agit d'une journée partielle, je définis les horaires d'absence ou bien s'il s'agit d'une demi-journée d'absence, j'indique s'il s'agit du matin ou de l'après-midi.
- Je sélectionne le type d'absence. Je peux consulter la période de demande autorisée. Cette période peut être différente en fonction du type d'absence sélectionné.
- En fonction du paramétrage, je peux saisir un commentaire dans une zone de texte libre ou à partir d'une liste déroulante.
- Je peux appliquer une périodicité pour cette demande d'absence. Dans ce cas, j'active uniquement les jours de la semaine pour lesquels je souhaite saisir la demande d'absence. Par exemple, si je saisis une demande d'absence pour la période du 01/06 au 31/08 et j'active le lundi, Timesquare crée une demande d'absence sur tous les lundis pour la période du 01/06 au 31/08.
- Je confirme la demande.
puis sur le lien Demandes.
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