Mes demandes

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Le nombre de demandes en cours s'affiche dans un rond orange dans le bandeau en haut à droite.

Je peux consulter l'ensemble des demandes par type et par statut, pour la période que je souhaite afficher. Par défaut, je visualise toutes les demandes à partir de J-30 par rapport à la date du jour et pour une période correspondant à l'amplitude maximale des filtres dans My Timesquare. Exemple : si l'amplitude autorisée est de 430 jours, alors au 24/06/2025, par défaut je visualise les demandes du 25/05/2025 au 28/07/2026. Je peux modifier cette période, dans la limite de l’amplitude définie. La période affichée est ensuite enregistrée dans les préférences utilisateur.

Je peux également consulter les déclarations de plannings ainsi que les demandes RH.

Les demandes s'affichent selon le fuseau horaire du calendrier du salarié.

Les demandes d'absence, les demandes d'aménagement de planning et les demandes RH s'affichent dès la création des demandes. Les demandes d'échange d'horaire s'affichent après la proposition d'échange d'horaire entre deux salariés. Plus précisément, c'est au moment où le salarié trouve un horaire dans la bourse d'échange et qu'il rentre dans un cycle d'acceptation/refus, et non pas au moment du dépôt de l'horaire.

Le workflow d'acceptation / refus de la demande dépend du paramétrage défini en amont. Une demande peut avoir une validation simple (par le responsable) ou double (par le responsable et le gestionnaire). La demande peut également être automatiquement acceptée (salarié seul) dans le cas d'une demande d'aménagement en fonction du paramétrage défini ou dans le cas d'une demande RH de type Transfert d'heures CSE.

Les demandes sont représentées par des pictogrammes :

• Absence
• Aménagement de planning / Demande RH
• Echange d'horaire
• Déclaration

Les couleurs permettent de voir où en est le traitement de la demande :

• En cours - Responsable / En cours - Gestionnaire / En attente d'annulation - Responsable / En attente d'annulation - Gestionnaire / En attente de traitement automatique
• Acceptée
• Refusée / Obsolète / Annulée - responsable

Traitement automatique des demandes d'absence

En fonction du paramétrage défini, il est possible de mettre en place le traitement automatique des demandes d'absence, sans que le responsable / gestionnaire n'ait besoin d'intervenir, si certains critères son paramétrés. Les critères sont les suivants :

• la période de traitement automatique
• le nombre de jours consécutifs autorisés
• le délai pour poser la demande (entre la pose de l'absence et la prise de l'absence)
• le solde nécessaire pour déposer une demande
• les places disponibles dans un groupe de congés 

Déclarations de plannings

Les déclarations de plannings s'affichent dès que je fais ma déclaration. Le workflow de déclaration des plannings dépend du paramétrage défini en amont. Une déclaration peut être réalisée par le salarié seul ou le salarié + le responsable.

Demandes RH

Une demande RH est une requête de la part du salarié afin de transmettre une information de type RH qui peut nécessiter la validation d'un responsable / gestionnaire, dans le cadre de My Timesquare. 

Dans le cas d'une demande de transfert d'heure CSE, seuls les salariés ayant un mandat de type CSE titulaire à la date du jour peuvent visualiser ce type de demandes RH. Elle est liée à l'activation de la Gestion des temps. Cette demande permet d'informer le suppléant identifié dans la demande et le responsable / gestionnaire d'un transfert d'heures CSE de la part du titulaire. Une fois informé, le titulaire ou le responsable peuvent demander la mise à jour des éventuels compteurs Heures CSE Titulaire solde et Heures CSE Suppléant droits.

Annuler une demande

En fonction du paramétrage défini, le salarié peut également annuler une demande :

• en cours de traitement (absence, aménagement, échange ou déclaration de planning) ou avec une annulation en attente.
• acceptée dont la date est supérieure à la date de connexion et dans la période de demande autorisée.

Après annulation, la demande disparaît de la liste des demandes pour le salarié, le responsable et le gestionnaire.

Seules les demandes futures peuvent être annulées.

Visualiser mes demandes en vue desktop

1. Je clique sur l'onglet Demandes.
2. L'ensemble des demandes s'affiche par type et par statut, y compris les demandes de déclaration de plannings. Le titre indique la période pour laquelle je visualise mes demandes.
3. Pour consulter le détail d'une demande, je la sélectionne. Le bloc de droite affiche toutes les informations s'y référant.
4. Je peux filtrer les demandes par type, par statut en utilisant le bouton .
   
5. Si je le souhaite, je peux réinitialiser les options de filtre sélectionnées. 
6. Je peux sélectionner la période d'affichage. Je clique sur le bouton indiquant la période par défaut. Je modifie la date de début et la date de fin.
7. Je peux trier les demandes par date de la demande, par date de début de l'absence (si j'ai filtré par demandes d'absence), par type, par statut ou par salarié. Je clique sur le bouton Date demande et je sélectionne l'argument de tri.
8. Je peux rafraîchir la liste des demandes en cliquant sur le bouton dans le bandeau.

Annuler une demande en cours en vue desktop

A tout moment, je peux annuler une demande en cours de traitement (absence, aménagement, échange ou déclaration de planning) ou avec une annulation en attente. Seules les demandes futures peuvent être annulées.

1. Je clique sur l'onglet Demandes.
2. A partir du bloc de droite, je clique sur le bouton Annuler la demande.
3. La demande ne s'affiche plus dans ma liste de demandes ni dans les demandes à traiter pour le responsable / gestionnaire.

Annuler une demande dont l'annulation est en attente en vue desktop

A tout moment, je peux annuler une demande pour laquelle j'ai demandé une annulation et alors qu'elle est en attente d'annulation. Seules les demandes futures peuvent être annulées.

1. Je clique sur l'onglet Demandes.
2. A partir du bloc de droite, je clique sur le bouton Annuler la demande.
3. La demande revient au statut “Accepté”. Elle s'affiche toujours dans ma liste de demandes ainsi que dans celle du responsable / gestionnaire.

Masquer une demande acceptée / refusée de la liste en vue desktop

1. Je clique sur l'onglet Demandes.
2. Je coche la ou les lignes correspondant aux demandes à masquer.
3. Je clique sur le bouton . La demande est masquée de la liste. Ce masquage n'a aucun impact sur les plannings ou les fiches de paramètres qui ont été éventuellement modifiés/crées par la demande.

Annuler une demande acceptée en vue desktop

En fonction du paramétrage défini, je peux annuler une demande d'absence ou d'aménagement acceptée dont la date est supérieure à la date de connexion et dans la période de demande autorisée. Seules les demandes futures peuvent être annulées. Après annulation, la demande disparaît de la liste des demandes pour le salarié, le responsable et le gestionnaire.

1. Je clique sur l'onglet Demandes.
2. A partir du bloc de droite, je clique sur le bouton Annuler la demande.
3. La demande d'annulation suit le circuit habituel de traitement des demandes.

Visualiser mes demandes en vue mobile

1. J'appuie sur le bouton puis sur le lien Demandes.
2. L'ensemble des demandes s'affiche par type et par statut, y compris les demandes de déclaration de plannings.
3. Je peux filtrer les demandes par type, par statut en utilisant le bouton .
   
4. Si je le souhaite, je peux réinitialiser les options de filtre sélectionnées. 
5. Je peux sélectionner la période d'affichage. J'appuie sur le bouton indiquant la période par défaut. Je modifie la date de début et la date de fin. J'enregistre.
6. Je peux trier les demandes par date de la demande, par date de début de l'absence (si j'ai filtré par demandes d'absence), par type ou par statut. Je tape sur le bouton Par date de la demande et je sélectionne l'argument de tri.
7. Pour consulter le détail d'une demande, je tape sur la demande souhaitée. Le détail de la demande s'affiche.
8. Je peux avoir du détail sur une demande en touchant dessus.
9. Je peux balayer à gauche pour passer à la demande précédente, à droite pour passer à la demande suivante.
10. Je peux faire une nouvelle demande en utilisant le bouton Nouvelle demande.

Annuler une demande en vue mobile

A tout moment, je peux annuler une demande en cours de traitement (absence, aménagement, échange ou déclaration de planning) ou avec une annulation en attente. Seules les demandes futures peuvent être annulées. Après annulation, la demande disparaît de la liste des demandes pour le salarié, le responsable et le gestionnaire.

1. J'appuie sur le bouton puis sur le lien Demandes.
2. Je tape sur la demande.
3. J'appuie sur le bouton Annuler la demande.
4. La demande ne s'affiche plus dans ma liste de demandes ni dans les demandes à traiter pour le responsable / gestionnaire.

Annuler une demande dont l'annulation est en attente en vue mobile

A tout moment, je peux annuler une demande pour laquelle j'ai demandé une annulation et qu'elle est en attente d'annulation. Seules les demandes futures peuvent être annulées.

1. J'appuie sur le bouton puis sur le lien Demandes.
2. Je tape sur la demande.
3. J'appuie sur le bouton Annuler la demande.
4. La demande revient au statut “Accepté”. Elle s'affiche toujours dans ma liste de demandes ainsi que dans celle du responsable / gestionnaire.

Masquer une demande acceptée / refusée de la liste en vue mobile

1. J'appuie sur le bouton puis sur le lien Demandes.
2. Je coche la case correspondant aux demandes à masquer
3. Je clique sur le bouton .
4. Je valide pour confirmer.
5. Le masquage de la liste n'a aucun impact sur les plannings ou les fiches de paramètres qui ont été éventuellement modifiés/crées par la demande.

Annuler une demande acceptée en vue mobile

En fonction du paramétrage défini, je peux annuler une demande d'absence ou d'aménagement acceptée dont la date est supérieure à la date de connexion et dans la période de demande autorisée. Seules les demandes futures peuvent être annulées.

1. J'appuie sur le bouton puis sur le lien Demandes.
2. Je tape sur la demande.
3. J'appuie sur le bouton Annuler la demande.
4. La demande d'annulation suit le circuit habituel de traitement des demandes.

Conséquences de l'annulation d'une demande d'aménagement acceptée

Une fois la demande d'annulation acceptée, la fiche de paramètres de calcul de planification créée lors de la demande est supprimée, quelle que soit la version de planning en cours.

Conséquences de l'annulation d'une demande d'absence acceptée

Une fois la demande d'annulation acceptée, la version de planning en cours est modifiée en conséquence :

• sur le planning INI en cours : si l'absence présente dans le planning INI en cours est identique à celle de la demande, y compris l’option “Conserver les plages de travail” est activée, l'absence est alors supprimée du planning INI qui est alors vide. Si elle est différente, la demande d'absence ne peut pas être annulée, excepté si la différence consiste en un jour fermé, dans ce cas, l'absence est bien supprimée du planning INI qui est alors vide.
• sur le planning MOD en cours : si l'absence présente dans le planning MOD en cours est identique à celle de la demande, y compris l’option “Conserver les plages de travail” est activée, l'absence est alors supprimée du planning MOD qui est remplacé par le planning INI validé pour cette période si l'historique des plannings n'est pas utilisé, sinon le planning MOD est remplacé par le dernier planning MOD enregistré pour cette période s'il y en a. Si l'absence présente dans le planning MOD est différente, la demande d'absence ne peut pas être annulée, excepté si la différence consiste en un jour fermé, dans ce cas, l'absence est bien supprimée.
• sur le planning REA en cours : si l'absence présente dans le planning REA en cours est identique à celle de la demande, y compris l’option “Conserver les plages de travail” est activée, l'absence est alors supprimée du planning REA qui est remplacé par le planning MOD validé pour cette période. Si elle est différente, la demande d'absence ne peut pas être annulée, excepté si la différence consiste en un jour fermé, dans ce cas, l'absence est bien supprimée.

Conséquences de l'annulation d'une demande RH acceptée

Une fois la demande annulée, la demande RH (transfert des heures CSE) est supprimée de la liste des demandes pour les salariés (titulaire et suppléant) et pour le responsable / gestionnaire.