Informations personnelles

Actualiser les informations personnelles d'un salarié

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l'arbre.
2. Dans le panel Identification, je clique sur le bouton .
3. Je modifie les informations souhaitées.
   • Je peux utiliser le matricule (maximum 255 caractères), le matricule paie (maximum 255 caractères) ou l'identifiant (maximum 255 caractères) comme "clé d'identification" dans les interfaces avec les solutions tierces. L'un de ces champ peut aussi servir d'identifiant de connexion pour My Timesquare. Il est recommandé de ne pas mettre d'espace dans ces champs.
   • L'équipe permet de gérer de façon transversale des personnes soumises à des règles de planification communes. Cette information est notamment utilisée dans My Timesquare, dans les favoris d'affichage ou encore dans les éditions.
   • Le matricule paie fait le lien entre les fichiers de données Timesquare et le fichier du logiciel de paie. Il est donc primordial de le renseigner avec soin si j'envoie des données vers la solution de paie.
   • Le regroupement est utilisé pour mettre en place l'uniformité des plannings ou l'équité des plannings au sein d'un groupe de personnes.
4. Je peux ajouter une photo au format jpg ou png à partir de mon ordinateur. La photo s'affiche dans Administratif / Gestion du personnel // Identification ainsi que dans l'arbre des personnes en vue filtrée de Planification / Plannings. S'il y a déjà une photo, pour la modifier, je clique sur le bouton Modifier. La nouvelle photo écrase l'ancienne, l'ancienne photo est supprimée de la base. Pour la supprimer, je clique sur le bouton Supprimer. La photo est supprimée de la base.
5. J'enregistre.
6. Dans le panel Informations administratives, je clique sur le bouton .
7. Je peux modifier les informations de la personne : l'adresse (maximum 255 caractères pour chacune des 4 lignes qui compose l'adresse), le code postal (maximum 8 caractères), la ville (maximum 255 caractères), le pays (maximum 255 caractères), le téléphone fixe (maximum 15 caractères), le téléphone mobile (maximum 15 caractères), l'email (maximum 255 caractères, la partie "locale" c'est-à-dire tout ce qui se trouve avant le @ est limitée à 64 caractères), la date d'arrivée, la date de départ, la date d'ancienneté (par défaut, la date d’ancienneté est automatiquement renseignée et elle est égale à la date d’arrivée), la date de naissance, le sexe, la situation familiale, le nombre d'enfants, les champs divers (maximum 255 caractères par champ) qui ont éventuellement été activés. En dehors de l'email qui notamment utilisé pour l'envoi de certaines notifications, les autres informations sont uniquement informatives.
8. L'application d'origine de la personne est indiquée dans le champ Origine.
9. Dans le cas où la Gestion des temps est activée, j'indique si la personne est active GTA. Par défaut, la case est activée.
10. Dans le cas où l'auto-planification est activée, j'indique si la personne est auto-planifiée. Par défaut, la case est désactivée.
11. J'enregistre.

Attention : les champs divers sont des champs libres à la saisie. Il est recommandé de veiller à saisir des informations respectant la réglementation RGPD pour ces champs divers ainsi que pour tous les champs saisissables liés au collaborateur. Holy-Dis décline toute responsabilité quant au contenu de ces champs. 

Gérer les situations familiales

Les situations familiales permettent de créer les divers types de situation qui sont utilisés dans le panel Informations administratives d'une personne dans le module Administratif.

Il existe par défaut 6 situations familiales avec les codes suivants :

• Célibataire C
• Divorcé D
• Marié M
• Non renseignée NR
• Veuf(ve) V
• Vie maritale VM

Ajouter une situation familiale

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Situations familiales

1. Je clique dans le champ Libellé.
2. Je saisis le nom de la nouvelle situation familiale et un code.
3. Je clique sur le bouton Ajouter.
4. Par défaut, lorsque je crée une situation familiale, son libellé est copié dans toutes les langues (même celles qui ne sont pas activées et donc disponibles dans le bandeau). Je peux traduire cette situation familiale dans les langues disponibles dans ma base :
   • Individuellement langue par langue : je clique sur le drapeau représentant la langue à traduire à partir du bandeau. Je survole la situation familiale. Je clique sur le bouton . Je modifie le libellé de la nouvelle situation familiale. J'enregistre. Je renouvelle l'opération pour toutes les langues.
   • A la volée pour toutes les langues d'un coup : je survole la situation familiale. Je clique sur le bouton . Une pop-in avec une ligne par langue s'affiche. Je modifie l'ensemble des libellés de la nouvelle situation familiale pour chacune des langues. J'enregistre.

Consulter / modifier une situation familiale

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Situations familiales

1. Je survole la situation familiale dans la liste.
2. Je clique sur le bouton .
3. Je modifie le libellé ou le code de la situation familiale.
4. J'enregistre.
5. Je peux modifier la traduction de cette situation familiale dans les langues disponibles dans ma base :
   • Individuellement langue par langue : je clique sur le drapeau représentant la langue à modifier à partir du bandeau. Je survole la situation familiale. Je clique sur le bouton . Je modifie le libellé. J'enregistre. Je renouvelle l'opération pour toutes les langues concernées.
   • A la volée pour toutes les langues d'un coup : je survole la situation familiale. Je clique sur le bouton . Une pop-in avec une ligne par langue s'affiche. Je modifie l'ensemble des libellés de la situation familiale pour chacune des langues. J'enregistre.

Supprimer une situation familiale

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Situations familiales

1. Je survole la situation familiale à supprimer dans la liste.
2. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
3. Je clique sur Supprimer pour confirmer la suppression. La suppression d'une situation familiale supprime cet élément dans toutes les langues.

Gérer les champs libres

Je peux ajouter des champs supplémentaires libres à la fiche administrative de la personne.

Il existe 4 champs et par défaut ils sont nommés "Divers".

Une fois modifiés, ces champs apparaissent dans Administratif / Gestion du personnel // Informations administratives.

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Informations administratives

1. Je survole l'élément dans la liste.
2. Je clique sur le bouton .
3. Je modifie la valeur de l'élément.
4. J'enregistre.

Masquer les informations personnelles des personnes

Il est possible depuis la Gestion du personnel d'afficher uniquement les structures et non le détail des personnes appartenant à ces structures. Dans ce cas, je visualise uniquement les panels Liste des personnes et Synthèse, sans aucun détail sur les personnes appartenant aux structures affichées.

Ce droit concerne uniquement la Gestion du personnel et non les autres modules.

Configuration / Autorisations / Profil fonctionnalités

1. Je sélectionne le profil fonctionnalité à modifier.
2. Je clique sur le bouton .
3. Depuis la liste déroulante Afficher, je sélectionne Administratif - Gestion du personnel.
4. Dans la section Personnes, je décoche Visualiser une personne.
5. Dans la section Gestion du personnel sans détail, je coche Visualiser la gestion du personnel sans le détail des personnes.
6. J'enregistre.

Affichage de l'arbre lors de la connexion

Lors de la connexion, si mes droits me permettent d'afficher directement l'écran de la gestion du personnel, un niveau de l’arbre est automatiquement ouvert : la racine (le premier niveau de sous-structure est visible).

Pour modifier l'état de l'arbre à la connexion, je modifie mes préférences.