Astreintes

Définition

Une astreinte est un élément du planning correspondant à une période pendant laquelle le salarié doit rester joignable pour intervenir et effectuer un travail au service de son entreprise.

Les astreintes sont visibles dans les différentes vues de plannings, My Timesquare (en consultation uniquement), le suivi du réalisé, la synthèse hebdomadaire, le comparatif des plannings, le suivi des personnes (En direct). 

Dans les vues quotidienne et individuelle, les astreintes se matérialisent par un trait coloré (en fonction de la couleur paramétrée) suivi du symbole . Ici avec la couleur violette :

Dans les vues individuelle par mois, hebdomadaire, mensuelle et périodique, les astreintes se matérialisent par le symbole .

En vues quotidienne et individuelle par jour, une info-bulle sur l'astreinte indique pour l'heure de début et de fin de l'astreinte, la durée, le libellé et le code de l'astreinte.

Les astreintes sont uniquement saisies manuellement. Elles ne sont pas positionnées par le calcul de plannings.

Une période d’astreinte est considérée comme du temps de travail effectif uniquement si le salarié effectue une intervention. Si l'astreinte ne donne pas lieu à une intervention, elle n'est pas comptabilisée comme du temps de travail. En conséquence, s'il y a une astreinte mais pas d'intervention, les indicateurs Planifié pause comprise, Planif. pause comp. avec bonif., Planifié hors pause et Planif. hors pause avec bonif ne tiennent pas compte de la durée de l'astreinte dans la carte Durées hebdomadaires du bloc de droite du planning du salarié. De plus, la présence d'une astreinte n'alimente pas la durée quotidienne, qu'elle soit ajoutée sur une tâche ou en dehors d’une tâche. En revanche, un nouvel indicateur Durée de l’astreinte est disponible dans la carte Durées hebdomadaires du bloc de droite dans les plannings.

Pour indiquer qu'une astreinte donne lieu à une intervention, je saisis cette intervention comme une tâche. L’association d’une tâche à une astreinte permet la saisie de celle-ci dans l’écran des plannings pour un salarié pour lequel une astreinte est présente. Dans ce cas, la tâche ne peut pas être disponible dans une liste de calcul de planification/d’annualisation. En revanche, elle est disponible en saisie dans l’écran des plannings de Timesquare et My Timesquare et elle est comptabilisée dans les durées de temps de travail. Par ailleurs, la tâche ne peut pas être disponible pour l'implantation. 

L'astreinte n’a aucun impact sur la couverture de charge : lorsqu’elle est positionnée sur une tâche, la couverture de charge de cette tâche reste inchangée. 

Un planning contenant une astreinte peut être échangé.

Pour identifier rapidement les personnes susceptibles d'avoir des astreintes, je peux créer un groupe et y affecter les personnes de mon choix.

Les astreintes peuvent être placées indistinctement avant ou après le calcul du planning.

Deux astreintes ne peuvent pas se chevaucher.  

Saisir une astreinte sur un planning existant

Je peux saisir une astreinte sur une tâche, sur une convocation, sur un modèle horaire déjà présents sur le planning. Ces derniers ne sont pas modifiés.

Je peux saisir une astreinte sur une indisponibilité ou sur une absence partielle. Dans ce cas, l'astreinte est prioritaire et les cas suivants peuvent se présenter :

• L’astreinte recouvre complètement l'indisponibilité ou l'absence partielle : seule l'astreinte subsiste.
• L'astreinte s’inscrit à l’intérieur de l'indisponibilité ou l'absence partielle : l'astreinte s’insère au milieu de l'indisponibilité ou de l'absence partielle.
• L'astreinte chevauche une partie de l'indisponibilité ou l'absence partielle : l'astreinte rogne l'indisponibilité ou l'absence partielle.

Je ne peux pas saisir une astreinte sur un repos, une absence complète.

Les astreintes ne peuvent pas être saisies dans un modèle horaire, uniquement sur un planning.

Saisir un planning sur une astreinte existante

Je peux ajouter une tâche, un convocation, un repos, un modèle horaire sur une astreinte déjà présente sur le planning. L'astreinte n'est pas modifiée.

Je peux uniquement ajouter une pause sur une astreinte s'il existe une plage de travail dans le planning sur lequel la pause peut être ajoutée. En cas de modification manuelle d'un planning pour lequel j'ai saisi une pause, celle-ci est automatiquement supprimée.

Je peux saisir une une absence complète sur une astreinte. Dans ce cas, l'astreinte est supprimée.

Je peux saisir une indisponibilité ou une absence partielle sur une astreinte. Dans ce cas, l'indisponibilité ou l'absence partielle est prioritaire et les cas suivants peuvent se présenter :

• L’indisponibilité ou l'absence partielle recouvre complètement l'astreinte : seule l'indisponibilité ou l'absence partielle subsiste.
• L’indisponibilité ou l'absence partielle s’inscrit à l’intérieur de l'astreinte : l'indisponibilité ou l'absence partielle s’insère au milieu de l'astreinte.
• L’indisponibilité ou l'absence partielle chevauche une partie de l'astreinte : l'indisponibilité ou l'absence partielle rogne l'indisponibilité ou l'absence partielle.

Je peux saisir autant d'astreinte que souhaitées. Si je saisis deux astreintes qui se suivent, les deux astreintes ne fusionnent pas. 

Je peux saisir une astreinte A sur une astreinte B existante. Dans ce cas, l'astreinte A est prioritaire et les cas suivants peuvent se présenter :

• L’astreinte A recouvre complètement l'astreinte B : seule l'astreinte A subsiste.
• L’astreinte A s’inscrit à l’intérieur de l'astreinte B : l'astreinte A s’insère au milieu de l'astreinte B.
• L’astreinte A chevauche une partie de l'astreinte B : l'astreinte A rogne l'astreinte B.

Mise en place synthétique des astreintes

1. Modifier les droits fonctionnels pour les utilisateurs autorisés à administrer les types d'astreintes

J'active les droits fonctionnels pour les profils fonctionnalités qui ont le droit de créer, modifier, supprimer des types d'astreinte.

2. Paramétrer les tâches qui peuvent être associées à une astreinte (optionnel)

Si nécessaire, j'indique quelles tâches peuvent être associées à une astreinte et donc considérées comme une intervention.

3. Créer les astreintes

Je crée les astreintes souhaitées.

4. Ajouter des astreintes sur le planning

J'ajoute les astreintes depuis les plannings sur les personnes, les dates et les créneaux souhaités.

5. Indiquer qu'une astreinte a donné lieu à une intervention

J'ajoute une des tâches associées à l'astreinte au planning de la personne en indiquant les heures de début et de fin d'intervention. 

Saisir une astreinte sur le planning

Ajouter une astreinte sur le planning d'une personne

Planification / Plannings

Gestion des temps / Suivi du réalisé

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

Pilotage / Comparatif plannings

Pilotage / En direct

Il est possible d'ajouter une astreinte au planning d'une personne et de consulter son détail dans le bloc de droite. Les astreintes s'affichent dans l'ordre chronologique.

L’astreinte peut être saisie manuellement dans l’écran des plannings initiaux, modifiables, réalisés, dans les vues individuelle par jour, individuelle par mois, quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et périodique.

Je peux saisir autant d'astreinte que souhaitées. Si je saisis deux astreintes qui se suivent, les deux astreintes ne fusionnent pas.

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date de la tâche à saisir en date de référence.
3. Dans le bloc de droite, dans la carte Détail du jour, je clique sur le lien Ajouter, puis Une astreinte.
4. Je sélectionne l'astreinte dans la liste déroulante. Seules les astreintes disponibles au niveau de la structure dans laquelle je me trouve s'affichent.
5. Je saisis l'heure de début et de fin de l'astreinte.
6. Je valide. L'astreinte est placée automatiquement sur les plannings de la personne.

Cette opération ne peut pas être réalisée sur un planning validé.

Modifier une astreinte placée sur le planning d'une personne

Comme tous les éléments de planning, depuis les plannings quotidiens et individuels par jour, les astreintes peuvent être déplacés par glissement. De plus, il est également possible de modifier l'heure de début et de fin d'astreinte par glissement.

Planification / Plannings

Gestion des temps / Suivi du réalisé

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

Pilotage / Comparatif plannings

Pilotage / En direct

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date de l'astreinte à modifier en date de référence.
3. Dans le bloc de droite, je survole l'astreinte à modifier.
4. Je clique sur le bouton .
5. Je modifie les éléments que je souhaite modifier.
6. Je valide.

Cette opération ne peut pas être réalisée sur un planning validé.

Supprimer une astreinte placée sur le planning d'une personne

Planification / Plannings

Gestion des temps / Suivi du réalisé

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

Pilotage / Comparatif plannings

Pilotage / En direct

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date de l'astreinte à supprimer en date de référence.
3. Dans le bloc de droite, je survole le champ correspondant à l'astreinte à supprimer.
4. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
5. Je clique sur le bouton Supprimer.

Cette opération ne peut pas être réalisée sur un planning validé.

Saisir une astreinte identique sur plusieurs personnes (bouton Saisir par lot)

Je peux saisir des astreintes identiques (par lot) pour plusieurs personnes et / ou sur plusieurs dates.

Un contrôle est réalisé au moment de la validation pour s'assurer que l'astreinte n'est pas ajoutée sur un planning validé.

Pour supprimer une astreinte ajoutée lors d'une saisie par lot, je dois supprimer l'astreinte individuellement personne par personne.

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la ou les personnes pour lesquels je souhaite saisir une astreinte par lot.
2. Je sélectionne la date souhaitée en date de référence.
3. Je clique sur le bouton Saisir par lot. Une pop-in s'ouvre.
4. Je peux sélectionner :
   • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
   • La périodicité. J'active les jours de la semaine pour lesquels je souhaite saisir une astreinte.
   • Les personnes. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
5. Je sélectionne le bouton Astreinte et le paramétrage associé :
   • Type d'astreinte
   • Heure de début et de fin de l'astreinte
6. Je valide. Un message de confirmation s'affiche.

Cette opération ne peut pas être réalisée sur un planning validé.

Saisir une astreinte identique sur plusieurs personnes de ma structure simultanément (vue Saisie par lot du bloc de droite)

Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.

Planification / Plannings

1. Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton .
2. Je vérifie que le bouton est activé.
3. Je coche pour chaque personne les journées sur lesquelles placer une astreinte.
4. Dans la carte Astreinte du bloc de droite, je saisis l'heure de début et l'heure de fin de l'astreinte.
5. Je sélectionne l'astreinte à ajouter. 
6. J'enregistre.

Supprimer des astreintes de plusieurs plannings

Je peux supprimer des astreintes de plusieurs plannings dès lors qu'ils ne sont pas validés. 

Planification / Plannings

1. Je coche la case correspondant aux personnes souhaitées.
2. Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
3. Je clique sur le bouton Plus puis Supprimer. Une pop-in s'ouvre.
4. En cliquant sur le lien Voir le détail de la suppression, je peux modifier :
   • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
   • Les personnes
   • Le paramétrage de la suppression : je coche la case Supprimer les astreintes
5. Je valide la suppression.

Saisir une tâche (intervention) sur une astreinte

Pour indiquer qu'une astreinte donne lieu à une intervention, je saisis cette intervention comme une tâche. Pour ce faire, j'ajoute la tâche directement sur le planning de la personne sans supprimer l'astreinte.

Filtrer le planning des personnes en astreinte

Il est possible de créer un filtre qui me permet de visualiser uniquement les personnes qui ont au moins une astreinte sur leur planning.

Je créé un favori sur une structure ayant pour critère les personnes ayant un planning contenant l'astreinte définie.

Identifier le nombre de personnes en astreinte dans les plannings

Il est possible d'afficher le nombre de personnes en astreinte dans les indicateurs du bloc du bas de l'écran des plannings dans les vues filtrées hebdomadaire, mensuelle et périodique.

Lancer une édition des plannings pour afficher les astreintes

A tout moment, il est possible d'afficher les astreintes dans les éditions suivantes :

• Plannings périodiques
• Plannings individuels

Paramétrer les astreintes disponibles dans la base

Dans Timesquare, les astreintes dépendent d’une structure, c’est-à-dire qu’elles n’existent que pour la structure (et structures filles) à laquelle elles ont été rattachées.

Le paramétrage des astreintes permet d'ajuster leur affichage lorsqu'elles sont positionnées sur une plage de travail.

Créer une astreinte

Administratif / Astreintes

1. Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisis le libellé (maximum 38 caractères) et le code (maximum 12 caractères). 
4. Je sélectionne la couleur. Elle permet d’identifier l'astreinte dans les représentations graphiques, en particulier dans les plannings. Les couleurs disponibles sont les suivantes :
5. La structure de création est pré-remplie.
6. J'enregistre.
7. Si je souhaite associer une ou plusieurs tâches à cette astreinte, à partir du panel Spécificités, je clique sur le bouton . Je passe le champ Tâche associée à "Oui". Une ligne s'ajoute. Je sélectionne la tâche de mon choix parmi les tâches pour laquelle le champ Astreinte est à "Oui". Le code et la couleur de cette tâche s'affichent. Je clique sur Ajouter. Je peux associer autant de tâches que je le souhaite à l'astreinte. Une fois la ou les tâches associées ajoutées, j'enregistre. 

Modifier les détails d'une astreinte

Administratif / Astreintes

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure où se trouve l'astreinte à visualiser.
2. Je peux utiliser le champ de recherche pour retrouver plus rapidement l'astreinte souhaitée. Il est possible d'éditer une liste des astreintes filtrées au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons .
3. Je clique sur l'astreinte à modifier.
4. Je clique sur le bouton dans le panel à modifier.
5. Je modifie les informations.
6. J'enregistre.

Supprimer une astreinte

Administratif / Astreintes

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve l'astreinte à supprimer.
2. Je peux utiliser les champs de recherche pour retrouver plus rapidement l'astreinte souhaitée.
3. Je survole l’élément à supprimer dans la liste des astreintes.
4. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche.
5. Je clique sur le bouton Supprimer pour confirmer la suppression.