Compétences

Définition

Les compétences correspondent à la liste des tâches qu'une personne est capable de réaliser et donc par conséquent, les tâches que le logiciel peut placer lors du calcul des plannings pour cette même personne. Les renseignements concernant les compétences sont groupés dans une fiche de compétences.

Pour chaque tâche, il existe plusieurs niveaux de compétences pré-paramétrés par Holy-Dis au moment de l'installation, qui peuvent exceptionnellement être modifiés avec l'accord de l'équipe Support, qui correspondent au degré de priorité que j'attribue à l'affectation d'une tâche particulière à une personne. Plus simplement, le niveau de compétence permet d'affecter une personne en priorité sur une tâche spécifique, à défaut sur une autre et, éventuellement, jamais sur une troisième. Cette fonctionnalité permet de mieux anticiper les remplacements, et de toujours affecter la bonne personne à la bonne place.

En contre-partie, les compétences permettent d'éviter d'affecter à une personne des tâches spécifiques pour laquelle elle n'a aucune aptitude.

Les compétences sont comptabilisées dans différentes rubriques présentées sous forme d'un tableau en fonction du niveau de compétences affecté :

• Total regroupe toutes les compétences
• Confirmé regroupe par défaut toutes les compétences ayant un niveau de compétences dont la valeur vaut 0
• Intermédiaire regroupe par défaut toutes les compétences ayant un niveau de compétences dont la valeur vaut 1
• Débutant regroupe par défaut toutes les compétences ayant un niveau de compétences dont la valeur vaut 2
• Autres regroupe par défaut toutes les compétences ayant un autre niveau de compétences

En outre, pour chaque tâche, je peux définir un niveau de contribution c'est-à-dire la hauteur à laquelle la personne contribue à la couverture de charge d'une tâche lorsqu'elle lui est affectée. Cette valeur est donnée en pourcentage. La valeur de référence est 100% et signifie que la personne contribue à hauteur d'une personne complète sur une tâche. Une valeur de 50% signifie que la personne contribue à hauteur d'une "demi-personne" (pour une personne en formation par exemple). Pour utiliser la contribution, je dois la paramétrer au préalable.

Je peux consulter l'ensemble des compétences triées par niveaux de compétences. Pour chacune d'entre elles, la contribution s'affiche.

Les compétences peuvent s'alimenter automatiquement suite à une formation qualifiante.

Le niveau "Pas de compétence" permet de contredire une compétence renseignée à un niveau supérieur. La planification est donc interdite sur la tâche pour cette personne.

Consulter les compétences d'une personne depuis le planning

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date souhaitée en date de référence.
3. Dans le bloc de droite, je clique sur le bouton à droite du nom de la personne.
4. Je clique sur le lien Voir les compétences.
5. Une pop-in affiche la liste des compétences pour la personne triés par niveau de compétence.
   
6. Je peux filtrer les compétences à afficher à partir de la liste déroulante Afficher. Je peux afficher :
   • Les compétences spécifiques de xxx : la liste affiche uniquement les compétences qui ont été définies au niveau de la personne
   • Toutes les compétences disponibles : la liste affiche toutes les compétences définies au niveau de la personne et de toutes les structures parentes
7. Pour afficher la fiche de compétences associée à la tâche souhaitée, je clique sur l'icône  correspondant à la ligne associée à la compétence à afficher.
8. Pour afficher une fiche de compétences en particulier, je clique sur l'icône  correspondant à la ligne associée à la compétence à afficher.

Consulter les compétences d'une personne depuis My Timesquare

Le salarié peut consulter ses compétences depuis ses informations dans My Timesquare.

Le responsable / gestionnaire peut consulter les compétences d'un salarié.

Affecter des compétences à une personne ou à une structure

Les fiches de compétences peuvent être définies au niveau de la personne ou bien au niveau de la structure, si les personnes de cette structure ont des compétences homogènes.

Personnes avec des compétences homogènes au sein d'une même structure

Si les personnes d'une structure ont les mêmes compétences, je crée une fiche de compétences correspondant aux compétences de ces personnes au niveau de la structure. La fiche s'appliquera à l'ensemble des personnes affectées à la structure. Si certaines personnes ont des compétences supplémentaires, je peux ajouter d'autres fiches de compétences qui leur seront spécifiques.

Personnes avec des compétences hétérogènes au sein d'une même structure

Si les personnes d'une structure ont des compétences communes mais disparates, il est recommandé de créer autant de fiches de compétences par tâche que nécessaire et de les associer à une personne fictive. Je peux ensuite copier parmi cet éventail de fiches, celles que je souhaite associer à chaque personne en fonction de ses compétences individuelles.

Eléments de la fiche de compétences

Une fiche de compétences comporte les champs suivants à renseigner :

• Intitulé : Le nom de la fiche qui va être créée.
• Période d'application : période de validité de la fiche de paramètres.
• Etat : Activation ou non de la fiche.
• Description : Zone de texte pour ajouter un élément de description supplémentaire.
• Nouveauté ! Lecture seule : Cette case peut uniquement être cochée par les utilisateurs ayant le droit de mettre une fiche en lecture seule. Si la case est cochée, seuls les utilisateurs qui ont le droit de mettre une fiche en lecture seule peuvent modifier cette fiche. Les autres utilisateurs peuvent uniquement la consulter. Autrement dit, si un utilisateur a le droit de modifier une fiche mais qu’il n’a pas le droit de mettre une fiche en lecture seule, lorsqu'il ouvre une fiche pour laquelle la case Lecture seule a été cochée, il peut visualiser l’ensemble du contenu de la fiche sans pouvoir modifier le contenu. Si un utilisateur a le droit de modifier une fiche et de la mettre en lecture seule, lorsqu'il ouvre une fiche pour laquelle la case Lecture seule a été cochée, il peut visualiser et modifier l’ensemble du contenu de la fiche. Cette option est décochée par défaut. 

Les champs suivants permettent de filtrer les personnes pour lesquelles s'applique la fiche de compétences :

• Périodicité : La liste de choix propose "Quotidienne", "Hebdomadaire" ou "Mensuelle" selon la durée de la période gérée par la fiche. Je peux par exemple indiquer qu'une fiche de compétence est active une semaine sur deux.
• Contrat : Le ou les contrats auxquels s'applique la fiche. Il est possible de sélectionner les contrats un par un. Il est également possible de sélectionner tous les contrats et d'effacer uniquement ceux qui ne m'intéressent pas. Si je sélectionne Tous les contrats, cela inclut également les personne hors contrat. 
• Groupe : Le ou les groupes auxquels s'applique la fiche. Il est possible de sélectionner les groupes un par un. Il est également possible de sélectionner tous les groupes et d'effacer uniquement ceux qui ne m'intéressent pas.
• Evénement : Sélection d'un événement particulier pour lequel la fiche s'applique ou de laisser la valeur par défaut "Tous".
• Equipe : L'équipe pour lequel la fiche s'applique.

Créer une fiche de compétences

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne (ou la structure) souhaitée dans l'arbre.
2. Dans le panel Affectation des compétences, je clique sur le bouton Ajouter. Une pop-in s'affiche avec les détails de la fiche de compétences.
3. Je saisis les éléments de la fiche de compétences (voir ci-dessus).
4. Pour chaque tâche, je sélectionne le niveau de compétence et la contribution et je clique sur le bouton Ajouter.
5. J'enregistre.
6. Le détail des compétences s'affiche sous forme de tableau et de graphique.

Copier une fiche de compétences

Je ne peux copier une fiche de compétences qu'au niveau où je l'ai créée.

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne (ou la structure) souhaitée dans l'arbre.
2. Dans le panel Affectation des compétences, si je ne suis pas positionné au niveau de structure où la fiche a été créée, je survole sur la fiche de compétences à copier et je clique sur le lien Voir la structure d'affectation.
3. Je clique sur le lien Copier.
4. Je me positionne sur la personne ou la structure sur laquelle je souhaite copier la fiche de compétences.
5. Je clique sur le lien Coller la fiche XX.

Modifier une fiche de compétences

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne (ou la structure) souhaitée dans l'arbre.
2. Dans le panel Affectation des compétences, je clique sur la fiche de compétences à modifier. Une pop-in s'affiche avec les détails de la fiche de compétences.
3. Je modifie les éléments souhaités.
4. J'enregistre.

Supprimer une fiche de compétences

Je ne peux supprimer une fiche de compétences qu'au niveau où je l'ai créée.

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne (ou la structure) souhaitée dans l'arbre.
2. Dans le panel Affectation des compétences, si je ne suis pas positionné au niveau de structure où la fiche a été créée, je survole sur la fiche de compétences à supprimer et je clique sur le lien Voir la structure d'affectation.
3. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
4. Je clique sur le bouton Supprimer.

Editer une liste des compétences

Il est possible d'éditer un rapport donnant une image des compétences des personnes à une date donnée.

Modifier les niveaux de compétences disponibles

Il existe par défaut 5 niveaux de compétences avec les valeurs suivantes :

• Non défini N/A - ce libellé et sa traduction ne peuvent pas être modifiés et ni supprimés
• Pas de compétence N/A - ce libellé et sa traduction ne peuvent pas être modifiés et ni supprimés
• En priorité 0 - ce libellé et sa traduction peuvent être modifiés et supprimés (la suppression concerne toutes les langues)
• En second 1 - ce libellé et sa traduction peuvent être modifiés et supprimés (la suppression concerne toutes les langues)
• En troisième 2 - ce libellé et sa traduction peuvent être modifiés et supprimés (la suppression concerne toutes les langues)

IMPORTANT : Il est vivement recommandé d'avoir la validation de l'équipe Support Holy-Dis avant de modifier ces paramètres car leur modification entraîne des conséquences importantes sur le moteur de calcul.

Traduction des niveaux de compétences

Les niveaux de compétences fournis en standard sont traduits dans toutes les langues disponibles dans l'application. Il est possible de modifier le libellé dans toutes les langues pour les niveaux de compétences "En priorité", "En second" et "En troisième" ainsi que des niveaux de compétences que j'ai créés. Les niveaux de compétences "Non défini" et "Pas de compétence" ne peuvent pas être modifiés ni supprimés.

La traduction peut se faire langue par langue ou pour toutes les langues à la volée.

Le libellé des niveaux de compétences doit être unique dans une même langue.

Ajouter un niveau de compétences

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Compétences

1. Je saisis le libellé du nouveau niveau de compétences dans le champ Libellé.
2. Je saisis le code associé au niveau de compétences (16 caractères maximum). Ce code doit être unique. Il est notamment utilisé pour l'import du personnel (affectations de compétences).
3. Je saisis la valeur à associer au niveau de compétences. La valeur doit être un entier compris entre 1 et 50. Le niveau de compétence le plus fort a une valeur à 0. Plus un niveau de compétence est faible, plus sa valeur est élevée (maximum 50).
4. Je sélectionne la catégorie : confirmé, intermédiaire, débutant, autres, N/A.
5. Je clique sur le bouton Ajouter.
6. Par défaut, lorsque je crée un niveau de compétences, son libellé est copié dans toutes les langues (même celles qui ne sont pas activées et donc disponibles dans le bandeau). Je peux traduire ce niveau de compétences dans les langues disponibles dans ma base :
   • Individuellement langue par langue : je clique sur le drapeau représentant la langue à traduire à partir du bandeau. Je survole le niveau de compétences. Je clique sur le bouton . Je modifie le libellé du nouveau niveau de compétences. J'enregistre. Je renouvelle l'opération pour toutes les langues.
   • A la volée pour toutes les langues d'un coup : je survole le niveau de compétences. Je clique sur le bouton . Une pop-in avec une ligne par langue s'affiche. Je modifie l'ensemble des libellés du nouveau niveau de compétences pour chacune des langues. J'enregistre.

Modifier un niveau de compétences

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Compétences

1. Je survole le niveau de compétence dans la liste.
2. Je clique sur le bouton .
3. Je modifie le libellé, le code, la valeur ou la catégorie de l'élément. Pour modifier le libellé de l'un des niveaux fournis en standard, je dois indiquer qu'il ne s'agit pas du libellé par défaut et saisir le nouveau libellé dans le champ saisissable. 
4. J'enregistre.
5. Je peux modifier la traduction de ce niveau de compétences dans les langues disponibles dans ma base :
   • Individuellement langue par langue : je clique sur le drapeau représentant la langue à modifier à partir du bandeau. Je survole le niveau de compétences. Je clique sur le bouton . Je modifie le libellé. J'enregistre. Je renouvelle l'opération pour toutes les langues concernées.
   • A la volée pour toutes les langues d'un coup : je survole le niveau de compétences. Je clique sur le bouton . Une pop-in avec une ligne par langue s'affiche. Je modifie l'ensemble des libellés du niveau de compétences pour chacune des langues. J'enregistre.

Les niveaux de compétence Non défini et Pas de compétence ne peuvent pas être modifiés, ni traduits.

Supprimer un niveau de compétences

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Compétences

1. Je survole le niveau de compétences à supprimer. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
2. Je clique sur Supprimer pour confirmer la suppression. La suppression d'un niveau de compétence supprime cet élément dans toutes les langues.

Les niveaux de compétence Non défini et Pas de compétence ne peuvent pas être supprimés.

Mettre en place la contribution

Pour chaque tâche, je peux définir le niveau de contribution c'est-à-dire la hauteur à laquelle la personne contribue à la couverture de charge d'une tâche lorsqu'elle lui est affectée. Cette valeur est donnée en pourcentage. La valeur de référence est 100% et signifie que la personne contribue à hauteur d'une personne complète sur une tâche. Une valeur de 50% signifie que la personne contribue à hauteur d'une "demi-personne" (pour une personne en formation par exemple).

Mettre en place la contribution

 Configuration / Personnalisation / Planification / Général

1. A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton .
2. Je passe le champ Prendre en compte la contribution individuelle à "Oui".
3. Je valide.

Modifier la valeur d'un niveau de contribution

Il existe par défaut 5 niveaux de contributions avec les valeurs suivantes :

• Maximum 200%
• Optimum 100%
• Elevée 75%
• Moyenne 50%
• Minimum 25%

Il n'est pas possible de créer des niveaux de compétences supplémentaires. Il est possible d'en activer/désactiver.

Ces informations sont à traiter avec prudence, c'est pourquoi l'affichage par défaut est en Mode simple. Les modifications sont uniquement possibles en Mode expert.

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Contribution

1. Je clique sur le bouton Mode expert.
2. Je survole l'élément à modifier dans la liste.
3. Je clique sur le bouton .
4. Je peux sélectionner un nouveau pourcentage de contribution. Le code est créé automatiquement. Il est unique. Il est notamment utilisé pour l'import du personnel (affectations de compétences).
5. J'enregistre.

Activer / désactiver un niveau de contribution

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Contribution

• Pour activer un niveau de contribution, je clique sur le bouton .
• Pour désactiver un niveau de contribution, je clique sur le bouton .
• Pour activer ou désactiver tous les niveaux de contribution en même temps, je clique sur la case à cocher à gauche de la colonne Activé.