Définition
La définition et le traitement des absences disponibles et propres à l'entreprise est à la base de la bonne gestion des congés et absences du personnel.
La saisie d'une absence est conditionnée par des règles globales auxquelles s'ajoutent celles propres à l'entreprise, mais également les spécificités liées à la structure dans laquelle je suis.
Les types d'absences disponibles sont définis en amont au niveau de la structure.
Dans le planning quotidien, les absences des personnes se matérialisent par le libellé et la couleur qui a été paramétrée.
Dans le planning mensuel, les absences se matérialisent par un cercle coloré avec le code de l'absence.
Dans les deux exemples, les absences de type Congés payés sont matérialisées en bleu.
Si j'utilise le module de Gestion des Temps, par défaut, plusieurs absences natives sont disponibles en standard au niveau de la société afin d'alimenter automatiquement les compteurs d'absences au moment de leur calcul : Absences injustifiées, Congés payés, Hors contrat, Maladie, Récupération, Retard et RTT. Ces absences peuvent être affichées ou masquées au moment de l'activation de la Gestion des Temps. Les libellés de ces absences peuvent être personnalisés. En revanche, si elles sont affichées, ces absences ne peuvent pas être supprimées. Les absences natives étant uniquement disponibles au niveau de la société, si j'ai un besoin particulier au niveau d'une structure, il est nécessaire de créer une absence personnalisée et de réaliser le paramétrage souhaité.
Si je saisis une absence complète avec l'option Conserver les plages de travail, l'absence complète devient une ou plusieurs absences partielles (si une ou plusieurs plages de travail).
Il est possible d'activer un paramètre dans les réglages de Timesquare qui permet d'indiquer que les absences sont gérées par un système tiers. Dans ce cas, les absences ne peuvent pas être saisies, modifiées ou supprimées depuis les écrans suivants de Timesquare : Gestion du personnel // panel Absences, Planification / Plannings, Pilotage / Synthèse hebdomadaire, Pilotage / Comparatif plannings, Pilotage / En direct, Gestion des temps / Suivi du réalisé. Les valorisations ne peuvent pas être modifiées. Il n'est également pas possible de saisir une absence dans un modèle horaire. Le copier-coller d'une journée contenant une absence n'est pas possible.
Saisir une absence sur le planning
Ajouter une absence dans le planning d'une personne
Planification / Plannings
- Je sélectionne la date souhaitée en date de référence.
- Je sélectionne la personne souhaitée dans l'arbre.
- Dans le bloc de droite, je clique sur le lien Ajouter, puis Une absence.
- Par défaut, il s'agit d'une absence complète d'une journée. Dans ce cas, je peux choisir si je souhaite que l'absence :
- conserve les plages de travail, c'est-à-dire que les heures de début et de fin d'absence correspondent aux heures de début et de fin des plages de travail de la journée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07).
- conserve les durées prévues, c'est-à-dire que la journée contenait du planning, la durée initialement prévue est conservée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07).
- utilise la valorisation contrat, dans ce cas, je choisis si l'absence doit être valorisée selon la durée prévue.
- utilise une valorisation spécifique que je peux saisir.
- Si je souhaite saisir une absence partielle, je décoche la case Toute la journée.
- Je sélectionne le type d'absence.
- Je saisis les heures de début et de fin d'absence.
- Je valide.
Cette opération ne peut généralement pas être réalisée sur un planning validé. Cependant, en fonction de mes droits, je peux ajouter une absence sur une version de planning validée, si la version de planning suivante est en cours.
S'il y a une modification de calendrier, et que je passe d'un jour ouvert à une jour fermé ou un jour férié fermé, l'absence est toujours visible dans le planning de la personne.
La possibilité d'ajouter une absence, qu'elle soit complète ou partielle, dépend de son paramétrage.
Ajouter/Importer une absence sur un planning validé
Si mon droits m'autorisent à ajouter une absence sur une version de planning validée, la saisie sur le planning est identique à la saisie sur un planning en cours. Un message d'avertissement m'indique que je vais ajouter une absence à un planning validé. L'ajout est également possible grâce à l'import d'absences. Dans ce cas, Timesquare :
- Dé-valide le planning validé
- Ajoute l'absence sur le planning qui vient d'être dé-validé
- Re-valide le planning où l'absence a été ajoutée
- Remplace le planning suivant en cours par le planning qui vient d'être validé
Par exemple, dans le cas d'un workflow contenant un planning INI validé et MOD en cours, si je saisis une absence sur le planning INI validé, Timesquare :
- Dé-valide le planning INI
- Ajoute l'absence sur le planning INI
- Re-valide le planning INI sans aucun test de légalité
- Remplace le planning MOD en cours par le planning INI validé contenant l'absence ajoutée
La saisie est uniquement possible si la version suivante est en cours. Autrement dit, si la version de planning suivante est validée, la saisie est impossible.
- Si INI validé + MOD en cours : la saisie est possible sur le planning INI (workflow INI-MOD ou INI-MOD-REA)
- Si INI validé + REA en cours : la saisie est possible sur le planning INI (workflow INI-REA)
- Si INI validé + MOD validé + REA en cours : la saisie est possible sur le planning MOD (workflow INI-MOD-REA) et impossible sur le planning INI
- Si INI validé + MOD validé + REA validé : la saisie est possible sur le planning REA (workflow INI-MOD-REA) et impossible sur le planning INI ou MOD
Modifier une absence du planning
Planification / Plannings
- Je sélectionne la personne souhaitée.
- Je sélectionne la date de l'absence à modifier en date de référence.
- Dans le bloc de droite, je survole le champ coloré correspondant à l'absence à modifier.
- Je clique sur le bouton
.
- Je modifie les éléments que je souhaite.
- Je valide.
Cette opération ne peut pas être réalisée sur un planning validé.
Supprimer une absence du planning
Planification / Plannings
- Je sélectionne la personne souhaitée.
- Je sélectionne la date de l'absence à supprimer en date de référence.
- Dans le bloc de droite, je survole le champ coloré correspondant à l'absence à supprimer.
- Je clique sur le bouton
. Un message de confirmation s'affiche.
- Je clique sur le bouton .
Cette opération ne peut pas être réalisée sur un planning validé.
Saisir une absence identique sur plusieurs personnes (bouton Saisir par lot)
Je peux saisir des absences identiques (par lot) pour plusieurs personnes et / ou sur plusieurs dates.
Un contrôle est réalisé au moment de la validation pour s'assurer que l'absence n'est pas ajoutée sur un planning validé. Si l'absence est ajoutée sur un planning ayant déjà une absence ou un repos positionné, sur une personne hors contrat ou hors structure pour l'une des dates sélectionnées, un message d'erreur s'affiche.
Pour supprimer une absence ajoutée lors d'une saisie par lot, je dois supprimer l'absence individuellement personne par personne.
Planification / Plannings
- Je sélectionne la ou les personnes pour lesquels je souhaite saisir une absence par lot.
- Je sélectionne la date souhaitée en date de référence.
- Je clique sur le bouton Saisir par lot. Une pop-in s'ouvre.
- Je peux sélectionner :
- La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
- La périodicité. J'active les jours de la semaine pour lesquels je souhaite saisir une absence.
- Les personnes. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
- Je sélectionne le bouton Absence et le paramétrage associé :
- type d'absence
- toute la journée c'est-à-dire une absence complète, ou une absence partielle avec une heure de début/heure de fin (pas de valorisation semaine)
- en cas d'absence complète, je peux choisir si je souhaite que l'absence :
- conserve les plages de travail, c'est-à-dire que les heures de début et de fin d'absence correspondent aux heures de début et de fin des plages de travail de la journée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07).
- conserve les durées prévues, c'est-à-dire que la journée contenait du planning, la durée initialement prévue est conservée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07).
- utilise la valorisation contrat, dans ce cas, je choisis si l'absence doit être valorisée selon la durée prévue.
- utilise une valorisation spécifique que je peux saisir.
- Je valide. Un message de confirmation s'affiche.
Cette opération ne peut pas être réalisée sur un planning validé.
La possibilité d'ajouter une absence, qu'elle soit complète ou partielle, dépend de son paramétrage.
Saisir une absence identique sur plusieurs personnes de ma structure simultanément (vue Saisie par lot du bloc de droite)
Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.
Planification / Plannings
- Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton
.
- Je clique sur le bouton
.
- Je coche pour chaque personne les journées sur lesquelles je souhaite saisir des absences.
- Dans la carte Absences du bloc de droite, je sélectionne si l'absence porte sur toute la journée c'est-à-dire une absence complète, ou une absence partielle avec une heure de début/heure de fin (pas de valorisation semaine).
- En cas d'absence complète, je peux choisir si je souhaite que l'absence :
- conserve les plages de travail, c'est-à-dire que les heures de début et de fin d'absence correspondent aux heures de début et de fin des plages de travail de la journée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07).
- conserve les durées prévues, c'est-à-dire que la journée contenait du planning, la durée initialement prévue est conservée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07).
- utilise la valorisation contrat, dans ce cas, je choisis si l'absence doit être valorisée selon la durée prévue.
- utilise une valorisation spécifique que je peux saisir.
- Je sélectionne le type d'absence.
- J'enregistre.
Supprimer des absences de plusieurs plannings
Je peux supprimer les absences de plusieurs plannings qui ne sont pas validés. Dans le cas où mon entreprise utilise les versions de planning, la suppression d'un planning affecte les plannings des versions précédentes. Pour en savoir plus, je me reporte à la version de planning concernée par la suppression.
Planification / Plannings
- Je coche la case correspondant à la personne souhaitée.
- Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
- Je clique sur le bouton puis . Une pop-in s'ouvre.
- En cliquant sur le lien Voir le détail de la suppression, je peux modifier :
- La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
- Les personnes
- Le paramétrage de la suppression : je coche la case Supprimer les absences complètes ou Supprimer les absences partielles
- Je valide la suppression.
Saisir une absence depuis My Timesquare
Le salarié peut saisir une demande d'absence depuis My Timesquare dans le respect des périodes de restrictions et de réserve préalablement définies. Une fois la demande déposée par le salarié, si le paramétrage le requiert, le responsable et/ou le gestionnaire doivent la traiter : il faut accepter ou refuser la demande.
Le responsable / gestionnaire peut saisir une absence dans le planning d'un salarié.
Saisir une absence depuis le calendrier
Administratif / Gestion du personnel
- Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
- Dans le panel Absences, je clique sur le lien Ajouter.
- Je sélectionne le motif d'absence.
- Je définis la période d'absence. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
- Par défaut, il s'agit d'une absence complète d'une journée. Dans ce cas, je peux choisir si je souhaite que l'absence :
- conserve les plages de travail, c'est-à-dire que les heures de début et de fin d'absence correspondent aux heures de début et de fin des plages de travail de la journée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07).
- conserve les durées prévues, c'est-à-dire que la journée contenait du planning, la durée initialement prévue est conservée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07).
- utilise la valorisation contrat, dans ce cas, je choisis si l'absence doit être valorisée selon la durée prévue.
- utilise une valorisation spécifique que je peux saisir.
- Si je souhaite saisir une absence partielle, je décoche la case Toute la journée.
- J'enregistre.
L'absence s'affiche dans le calendrier. Elle s'affiche également dans la dernière version de planning en cours pour les jours concernés.
En fonction des droits de mon rôle, il est possible de limiter la période de modification des plannings, selon un certain nombre de jours / semaines / mois avant la date de connexion. La limitation s'applique pour toutes les actions qui peuvent modifier les plannings (indépendamment des droits "Modification des plannings" de l'utilisateur). Si une saisie est effectuée sur une période à cheval sur une période interdite et autorisée, la saisie est rejetée.
La possibilité d'ajouter une absence, qu'elle soit complète ou partielle, dépend de son paramétrage.
Importer des absences
Il est possible d'importer une liste d'absences à partir d'un fichier externe.
Le paramétrage du fichier à importer est réalisé dans la configuration.
Exporter les absences
Il est possible d'exporter une liste d'absences à partir d'un fichier externe.
Le paramétrage du fichier à exporter est réalisé dans la configuration.
Suivre les absences d'une personne
Visualiser les absences et les jours fermés dans un calendrier
Je peux visualiser les absences et jours fériés pour une personne sous forme de calendrier. Je peux également ajouter des absences qui vont alimenter le planning du salarié.
Les absences sont matérialisées par des cercles colorées en fonction du paramétrage réalisé en amont.
Administratif / Gestion du personnel
- Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
- Dans le panel Absences, je peux visualiser l'ensemble des jours fériés et des absences sous forme de calendrier pour les 3 mois en cours (en fonction de la date de référence choisie).
- Je peux consulter les absences saisies sous forme de liste en cliquant sur le lien Voir la liste des absences. La liste des absences se substitue au calendrier. Pour revenir au calendrier, je clique sur le lien Voir le calendrier des absences.
Afficher les personnes absentes dans une édition
Il est possible d'éditer des rapports au format PDF ou Excel couvrant des informations liées aux personnes, mais autres que leur planning. Les absences pourront apparaître par structure ou par personne pour une période.
Suivre les compteurs d'absence
Je peux suivre les compteurs d'absence dans les compteurs de reporting ou les compteurs de paie (si la Gestion des temps est implémentée) disponibles à la consultation pour une personne.
Paramétrer les absences disponibles dans la base
Dans Timesquare, afin de mieux répondre aux spécificités de chaque élément de l'organisation, les absences dépendent d’une structure, c’est-à-dire qu’elles n’existent que pour la structure (et structures filles) à laquelle elles ont été rattachées.
Leur paramétrage permet d'ajuster le comportement du système en cas d'absence d'une personne.
Les absences sont paramétrées dans le groupe de paramètres PJ12 Gestion des absences et fériés fermés pour chaque contrat.
Lors de la création d'une absence, si j'utilise des interfaces, il est recommandé de bien tenir compte des codes absence utilisés dans les outils tiers afin que l'interfaçage se fasse correctement.
Créer un type d'absence
Administratif / Absences
- Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
- Je clique sur le bouton .
- Je saisis le libellé (maximum 38 caractères) et le code (maximum 12 caractères). Il n'y a pas de restriction de caractères spéciaux, ce sont des champs alphanumériques. Le code de l’absence permet d’importer l’absence d’un système tiers.
- Nouveauté ! Le code externe (maximum 38 caractères) est un code facultatif utilisé dans le cadre de l'export spécifique des plannings Oscar. Il permet de créer une nouvelle table de correspondance avec le système tiers. Il est possible de personnaliser le libellé de ce code externe.
- Je sélectionne la couleur. Elle permet d’identifier l'absence dans les représentations graphiques, en particulier dans les plannings. Les couleurs disponibles sont les suivantes :
- La structure de création est pré-remplie.
- J'enregistre.
Saisir les spécificités
A partir du panel Spécificités, je peux saisir les éléments suivants :
- Absence considérée comme du travail : Cette option indique si l'absence est comptabilisée dans le temps cible de l'annualisation. Elle indique également si l'absence est comptabilisée comme du travail dans les jours forfait.
- Durée de l'absence à 00:00 lorsqu'elle remplace un repos : Si l'absence complète est positionnée sur un repos, sa valorisation est automatiquement alimentée à 00:00. Les absences peuvent être saisies manuellement ou importées. Si une absence de ce type apparaît dans le planning, la mention (Repos) ou Rep en vue hebdomadaire est affichée à côté du libellé de l'absence ainsi que dans l'info-bulle dans la visualisation des plannings.
- Jours et heures décomptables : pour que le paramètre Journée et heures déduites en cas d'absence ou de jour férié fermé à "Oui" soit pris en compte par le moteur, je dois cocher cette option. Si elle n'est pas cochée, l'absence n'aura aucune influence sur le nombre de jours travaillés ni sur le nombre d’heures travaillées (elle se comportera comme un jour de repos), aucun jour ne sera comptabilisé dans le nombre de jours travaillés et aucune heure ne sera comptabilisée dans le nombre d'heures travaillées.
-
Saisie autorisée : Cette option indique quelles saisies sont autorisées :
- "Oui" : les absences complètes et partielles sont disponibles à la saisie.
- "Non" : les absences complètes et partielles ne sont pas disponibles à la saisie. En revanche, l'absence peut être importée dans les plannings depuis un système tiers.
- "Uniquement les absences partielles" : seules les absences partielles sont disponibles à la saisie.
- "Uniquement les absences complètes" : seules les absences complètes sont disponibles à la saisie.
- Payée : cette option indique s'il s'agit d'un type d'absence qui est toujours payé, comme par exemple les congés annuels et les jours RTT.
- Type de décompte en cas de semaine d’absence : le décompte d'une semaine peut être calendaire (7 jours), ouvrable (6 jours) ou ouvré (5 jours). Dans ce cas, une journée d'absence est valorisée dans le planning réalisé sur la base contrat si le décompte est en calendaire, elle est valorisée en 1/6 si le décompte est en jours ouvrables, elle est valorisée en 1/5 si le décompte est en jours ouvrés. Cette option permet notamment de déterminer le mode de calcul des congés payés si le paramétrage le prévoit.
- Ne pas incrémenter les compteurs en cas de jour férié ouvert : cette option permet de ne pas incrémenter les compteurs de reporting en cas de saisie de cette absence sur un jour férié ouvert
- Comptabilisée dans les coûts de planning : cette option indique si la durée de cette absence est comptabilisée dans les indicateurs liés aux frais de personnel. Par défaut, cette case n'est pas cochée.
- Nombre de jours autorisés pour le compteur Absences exceptionnelles : Cette option permet d'alimenter le compteur de paie Jour d'absence exceptionnelle théorique associée à l'absence exceptionnelle paramétrée. Ce compteur peut par exemple être utilisé pour un congé exceptionnel tel qu'un mariage.
- Nouveauté ! Accident/arrêt maladie : cette option indique si l'absence est un accident ou un arrêt maladie. Dans ce cas, une option supplémentaire indique si c'est professionnel ou non. Cet élément est notamment utilisé lors du calcul du compteur de paie Congés payés en cours d'acquisition en cas d'arrêt maladie ou d'accident de travail non professionnel.
- Nouveauté ! Comptabilisée dans le taux d'absentéisme : Cette option indique si cette absence doit être comptabilisée dans l'indicateur de taux d'absentéisme dans la synthèse My Timesquare.
Modifier les détails d'un type d'absence
Administratif / Absences
- Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve l'absence à visualiser.
- Je peux utiliser le champ de recherche pour retrouver plus rapidement l'absence souhaitée
. Il est possible d'éditer une liste des absences filtrées au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons
.
- Je clique sur l'absence à modifier.
- Je clique sur le bouton
dans le panel à modifier.
- Je modifie les informations.
- J'enregistre.
Supprimer un type d'absence
Administratif / Absences
- Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve l’absence à supprimer.
- Je peux utiliser les champs de recherche pour retrouver plus rapidement l'absence souhaitée.
- Je survole l’élément à supprimer dans la liste des absences.
- Je clique sur le bouton
. Un message de confirmation s’affiche.
- Je clique sur pour confirmer la suppression.
Il est possible de supprimer une absence qui a déjà été affectée à un planning. Dans ce cas, l'absence s'affiche dans le planning avec le libellé "Absence inconnue".
L'absence "Hors contrat" qui est créée par défaut à l'installation du logiciel ne peut pas être supprimée. Ce type d'absence s'applique aux personnes déjà parties ou pas encore arrivées dans la société. Pour cette absence, seule l'option "Jours et heures décomptables" est disponible en modification.
Vérifier l'utilisation des absences natives
Les absences natives peuvent être utilisées ou masquées au moment de l'activation de la Gestion des Temps.
Configuration / Réglages / Réglages logiciel
Je vérifie que le champ Utiliser les absences natives est à "Oui". Sinon, les absences sont masquées.
Valoriser une absence
Le décompte d'une absence est sa valorisation en heures.
Décompte d'une absence selon le contrat
Le décompte des absences est spécifié dans le contrat.
A partir du panel Spécificités du contrat, je peux définir le décompte pour une demi-journée d'absence, pour une journée, pour une semaine. A partir du panel Décomptes des absences, je peux définir la valorisation de certains types d'absences en particulier.
Valorisation d'une journée d'absence
La valorisation d'une journée d'absence dans la visualisation des plannings dépend de plusieurs facteurs.
Si la semaine de planning n'est pas une semaine complète d'absence OU si le décompte hebdomadaire des différentes absences de la semaine est différent OU si au moins l'une des absences a une valorisation spécifique saisie, c'est le décompte quotidien de l'absence qui est affiché (la valeur spécifique saisie, le paramétrage issu du contrat ou la valeur par défaut).
La valeur de décompte quotidien d'une absence provient dans l'ordre :
- Du décompte spécifique saisi pour l'absence dans les plannings (manuellement ou en utilisant l'option Conserver durées prévues).
- Du décompte "1 journée" pour ce motif d'absence, paramétré dans le panel Décomptes des absences du contrat, en fonction de la version de planning.
- Du "Décompte pour une journée d'absence" paramétré dans le panel Spécificités du contrat, en fonction de la version de planning.
Décompte d'une semaine d'absence
Une semaine complète d'absence est détectée si :
- La semaine de planning contient au moins une absence.
- La semaine de planning ne contient aucune plage travaillée, ou sur un jour férié ouvert si le paramètre Les heures travaillées si férié ouvert sont comptées dans la durée hebdomadaire est à "Non".
- Le nombre d'absences comptées dans la semaine + jours fériés fermés + jours fériés ouverts est supérieur à la valeur minimum du paramètre Nombre de jours de travail maximum sur les jours de la semaine.
Plus précisément, une journée d'absence est prise en compte pour la détection d'une semaine complète d'absence si :
- Le paramètre Jour et heures décomptées si absence ou férié fermé est à "Oui".
- La semaine ne contient aucun jour hors contrat ou hors structure.
- Les options Jours et heures décomptables et Absence considérée comme du travail sont activées pour cette absence. L'option Comptabilisée dans les coûts de planning est activée si la semaine d'absence se fait pour l'estimation des coûts.
Un jour férié fermé est pris en compte pour la détection d'une semaine complète d'absence si :
- La détection de la semaine complète se fait pour la planification OU la détection de la semaine complète se fait pour l'annualisation et le paramètre Comptabilisation des jours fériés fermés dans la cible est à "Oui" dans le paramétrage du calcul d'annualisation.
- Le jour est un jour de travail interdit et le paramètre Jour et heures décompté si férié fermé et jour interdit pour cette date est à "Oui".
- Le jour correspond à un jour de repos provenant d'un modèle horaire et le paramètre Jour et heures décompté si férié fermé et jour de repos programmé à "Oui".
- Le jour n'est pas interdit et ne correspond pas à un repos d'un modèle horaire, et le paramètre Jour et heures décomptées si absence ou férié fermé est à "Oui".
Un jour férié ouvert est pris en compte pour la détection d'une semaine complète d'absence si :
- Le jour correspond à un jour de repos provenant d'un modèle horaire et le paramètre Jour et heures décompté si férié ouvert et jour de repos programmé à "Oui" ET le paramètre Nombre d'heures décomptées si férié ouvert et jour de repos programmé est renseigné.
- Le jour ne correspond pas à un repos d'un modèle horaire, ne contient pas d'absence complète, et et le paramètre Jour et heures décomptées si férié ouvert est à "Oui".
La valorisation d'une semaine d'absence provient dans l'ordre :
- Du décompte "1 semaine" pour ce motif d'absence, paramétré dans le panel Décomptes des absences du contrat, en fonction de la version de planning.
- Du Décompte pour une semaine d'absence paramétré dans le panel Spécificités du contrat, en fonction de la version de planning.
Si la semaine de planning est une semaine complète d'absence, toutes les absences ont le même décompte hebdomadaire et aucune absence n'a de valeur spécifique saisie, il y a 2 cas possibles :
- Dans les plannings INI et MOD, la valorisation du jour n'est pas affichée. Je visualise "N/A".
- Dans les plannings REA, la valorisation du jour est calculée en fonction de la valorisation de la semaine d'absence, du paramétrage Type de décompte en cas de semaine d'absence de l'absence qui détermine un nombre N (Ouvré = 5 jours, Ouvrable = 6 jours, Calendaire = 7 jours), du nombre de jours fériés et de jours contenant des absences partielles dans la semaine, du rang de l'absence dans la semaine.
Valorisation d’une semaine complète d'absences pour la planification :
- Si, parmi les absences prises en compte pour la semaine complète, au moins une absence a une valeur spécifique saisie OU que toutes les absences prises en compte n'ont pas le même décompte hebdomadaire. La valorisation correspond à la somme des absences prises en compte sur la période testée. En incluant les décomptes des jours fériés si la période testée est une semaine entière ou sans les inclure si la période testée n'est pas une semaine entière.
- Sinon, la valorisation correspond au décompte hebdomadaire de l'absence, au prorata du nombre de jours ouverts sur la période testée par rapport au nombre de jours ouverts sur la semaine entière.
Valorisation d’une semaine complète d'absences pour la planification :
- La valorisation d'une semaine complète d'absence s'appuie sur les plannings réalisés mais également sur les plannings prévisionnels dans le cas d'un compteur par anticipation.
Valorisation d’une semaine complète d'absences pour l'annualisation :
- Si, parmi les absences prises en compte pour la semaine complète au moins une absence a une valeur spécifique saisie OU que toutes les absences prises en compte n'ont pas le même décompte hebdomadaire. La valorisation correspond à la somme des absences prises en compte sur la période testée. En incluant les décomptes des jours fériés si la période testée est une semaine entière ou sans les inclure si la période testée n'est pas une semaine entière.
- Sinon, si la période testée contient au moins un jour férié fermé ou un jour férié ouvert, la valorisation correspond à la valeur maximum entre le décompte hebdomadaire des absences ou la somme des décomptes des jour fériés fermés + jours fériés ouverts, au prorata du nombre de jours ouverts sur la période testée par rapport au nombre de jours ouverts sur la semaine entière.
- Sinon, la valorisation correspond à la valeur du décompte hebdomadaire des absences, au prorata du nombre de jours ouverts sur la période testée par rapport au nombre de jours ouverts sur la semaine entière.
Si plusieurs absences sont présentes sur la semaine et qu'elles n'ont pas le même paramétrage, c'est le type de décompte "Calendaire" qui est utilisé.
Les N premières absences de la semaine sont alors valorisées à la valeur (valorisation de la semaine complète d'absence) / N.
Exemple de valorisation de semaine d'absence :
Pour un contrat de 25h, une journée d’absence CP = 5h, une semaine d’absence CP = 25h
Pour un contrat de 35h, une journée d’absence CP = 7h, une semaine d’absence CP = 35h
Cas particulier d'une valorisation semaine différente en fonction du type d'absence :
Le contrat prévoit une valorisation semaine CP = 35h et une valorisation semaine RTT = 30h.
Pour une semaine découpée comme suit :
- Lundi : CP (7h00)
- Mardi : CP (7h00)
- Mercredi : CP (7h00)
- Jeudi : RTT (7h00)
- Vendredi : RTT (7h00)
- Samedi : RTT (7h00)
- Dimanche : Fermé
Les valorisations semaine ne sont pas identiques, le moteur n’en choisit aucune des deux et utilise la valorisation journée.
Si j'ai du planning et que je crée une semaine d'absence en cochant l'option "Conserver durées prévues", le moteur visualise qu'il s'agit d'une semaine d'absence et utilise pour cette semaine la durée hebdomadaire qui existait.
Si j'ai du planning et que je crée une semaine d'absence en cochant l'option "Valorisation spécifique", le moteur visualise qu'il s'agit d'une semaine d'absence et utilise pour cette semaine la durée spécifiée.
Dans les plannings en vue mixte, il est possible d'afficher une semaine d'absence dans laquelle les jours ne sont pas dans la même version. Afin que le décompte de la semaine complète d'absence se fasse correctement, il est conseillé de valider la semaine complète de telle sorte que tous les jours soient dans la même version.
Cas particulier : calcul des compteurs de Gestion des temps si une plage de travail est saisie sur le dernier jour d'une semaine d'absence
Dans le planning REA, dans le cas où j’ai une absence du lundi au samedi, la semaine est considérée comme une semaine d’absence. Les jours sont donc valorisées à 1/5, 1/6 ou 1/7 du contrat, en fonction du paramétrage.
Si la personne pointe le dimanche. La valorisation des jours d’absences n’est donc plus 1/5, 1/6 ou 1/7 mais correspond à la valorisation "1 journée" du paramétrage du contrat.
Dans ce cas, comme les valorisations sont modifiées, la date de dernier planning réalisé doit être modifiée pour être remise au lundi. Ainsi lorsque les compteurs seront calculés, ils le seront à partir du lundi et non à partir de la veille.
Décompte en cas d'absence partielle
Pour le moteur, en cas d'absence partielle, un jour est travaillé, c'est-à-dire qu'il est pris en compte dans le décompte des jours travaillés si :
- Il contient au moins une plage de travail.
- Il contient une absence complète ET que le paramètre Journée et heures déduits en cas d'absence ou de jour férié fermé est à "Oui".
- Il contient une ou plusieurs plages d’absences partielles ET la durée totale de ces absences partielles ne permet pas de placer :
- une plage d’une Durée minimum de plage si absence partielle sans dépasser la Durée quotidienne maximum (jour sans coupure)
- ET deux plages d’une Durée minimum de plage si absence partielle sans dépasser la Durée quotidienne maximum (jour avec coupure)
A l'inverse, une journée contenant des plages d'absences partielles et aucune plage de travail est considérée comme une journée d'absence complète si toutes les conditions suivantes sont respectées :
- Le paramètre Inclure la durée des absences partielles dans la durée quotidienne est à "Oui" et dans les propriétés de l'absence le champ Jours et heures décomptables est coché.
- Il n'est pas possible d'ajouter une plage de travail d'une durée au moins égale à Durée minimum de plage si absence partielle en respectant le paramètre Durée quotidienne maximum (jour sans coupure).
- Il n'est pas possible d'ajouter deux plages de travail d'une durée au moins égale à Durée minimum de plage si absence partielle en respectant le paramètre Durée quotidienne maximum (jour avec coupure).
A ce titre, elle sera prise en compte dans le décompte des jours travaillés selon la valeur du paramètre Journée et heures déduits en cas d'absence ou de jour férié fermé.
Décompte d'une absence si l'option Durée de l'absence à 00:00 lorsqu'elle remplace un repos est activée
Lorsque je saisis (unitairement ou par lot pour une journée ou une période), copie / colle ou recopie une absence complète pour laquelle l'option Durée de l'absence à 00:00 lorsqu'elle remplace un repos est activée, cette dernière aura un impact si l’absence doit prendre la place d’un repos. Plusieurs cas peuvent se présenter :
- Une absence est déjà présente. La nouvelle absence annule et remplace celle qui est déjà présente, l’absence est valorisée normalement.
- Une ou plusieurs plages de travail sont présentes. La nouvelle absence annule et remplace les plages de travail, l’absence est valorisée normalement.
- Un repos est présent (saisi, calculé ou issu d’une programmation de modèle). La nouvelle absence annule et remplace le repos présent sur le planning. L’absence est valorisée à 00:00.
- Le planning est vide. Si pour la journée et la personne concernée, le paramètre de calcul Jour travaillé du groupe PJ12 a comme valeur "Interdit", alors on applique le même fonctionnement que celui décrit au point précédent. En effet, un jour interdit impose au moteur de calcul de placer un repos ce jour-là lorsqu’un calcul de plannings est lancé. L’absence s’inscrit sur le planning du jour, l’absence est valorisée à 00:00. Si pour la journée et la personne concernées, le paramètre de calcul Jour travaillé du groupe PJ12 a comme valeur "Autorisé" ou "Obligatoire", alors l’absence est valorisée normalement.
Ne pas comptabiliser les jours fériés fermés dans les compteurs de reporting d'absence
Par défaut, les jours fériés fermés sont comptabilisés dans les compteurs de reporting d'absence. Il est possible de modifier cette option.
Exemple : J'ai un jour férié fermé le lundi 15/08/2022. Mes absences CP sont de type calendaire. J'ai fait une demande d'absence de type CP d'une semaine du 15/08/2022 au 21/08/2022. Lorsque je lance mon compteur de reporting, si l'option Comptabiliser les jours fériés fermés dans les compteurs de reporting d'absences est à "Oui", mon compteur indique 7 jours. Si l'option Comptabiliser les jours fériés fermés dans les compteurs de reporting d'absences est à "Non", mon compteur indique 6 jours.
Configuration / Personnalisation / Planification / Général
- A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton
.
- Je passe le champ Comptabiliser les jours fériés fermés dans les compteurs de reporting d'absences à "Non". Par défaut, le champ est à "Oui".
- J'enregistre.
Traiter les demi-journées d'absence issues d'un outil tiers
Certains outils tiers utilisent la notion de demi-journée d'absence. Dans Timesquare, la demi-journée n'existe pas. Seules les absences partielles existent avec une heure de début et une heure de fin.
Pour récupérer une demi-journée d'un outil tiers, j'utilise l'heure de changement de jour et une heure pivot pour signifier la fin de la matinée ou le début de l'après-midi. Cette heure pivot peut être différente pour les deux demi-journées. De plus, je peux valoriser cette demi-journée d'absence en fonction du contrat.
Exemple : l'heure de changement de jour de mon calendrier est 01:00. Pour un contrat de 35h, une demi-journée d'absence est valorisée 3:30. Pour une matinée d'absence, je récupère une absence partielle de 01:00 à 12:30 valorisée 03:30. Pour un après-midi d'absence, je récupère une absence partielle de 13:30 à 01:00 valorisée 03:30.
L'absence peut être importée ou poussée par un Web Service.
Personnaliser le libellé du code externe
Il est possible de personnaliser le libellé du code externe pour chacune des langues disponibles.
Configuration / Personnalisation / Administratif / Absences
- Je clique sur le bouton
.
- Je sélectionne l'option Personnalisé et je saisis le libellé (maximum 25 caractères) que je souhaite pour le code externe.
- J'enregistre.
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