Compteurs de reporting

Définition

Les compteurs de reporting permettent de tenir une comptabilité des données liées au déroulement du travail et de la vie de l'entreprise. Il est possible de créer autant de compteurs que nécessaires. Par exemple, les heures travaillées sur une ou plusieurs tâches, les heures sur une ou plusieurs absences sur une période déterminée (un an ou plus par exemple).

Les compteurs sont matérialisés par des anneaux bleus ou rouges contenant la valeur du compteur à l'intérieur. Les compteurs sont en rouge lorsque le seuil minimum n'a pas été atteint ou que le seuil maximum a été dépassé. Ce seuil est défini au moment de la création / configuration du compteur. Dans le cas contraire, les compteurs sont en bleu.

Les compteurs sont automatiquement triés par ordre alphabétique.

La date de valeur correspond à la date de valeur la plus avancée dans le temps parmi les dates de valeur des compteurs utilisés pour le calcul. Elle est consultable en info-bulle.

L'affichage est limité à 6 compteurs par écran. Je peux prédéfinir mes compteurs de reporting à afficher ainsi que mes compteurs de paie favoris.

Lorsque je lance un calcul des compteurs, un système de notifications, représenté par le symbole disponible dans le bandeau à droite de l'écran, m'informe du lancement, du traitement et de la finalisation du calcul.  Si je clique sur cet icône, je peux consulter l'ensemble des notifications disponibles. Je peux effacer ces notifications individuellement en utilisant le bouton  ou globalement en utilisant le bouton Supprimer. Les notifications non lues apparaissent en bleu avec une pastille orange. Les notifications lues sont affichées blanc sans pastille. Lorsque toutes les notifications sont lues, le symbole devient inactif . Les notifications lues sont supprimées à la déconnexion.

Les compteurs sont consultables dans un panel dédié dans le module Administratif au niveau de la personne. Ils sont consultables et calculables depuis les plannings. Ils sont également disponibles dans My Timesquare pour le salarié et pour le responsable / gestionnaire, ainsi que dans l'annualisation.

Visualiser les compteurs

Visualiser les compteurs à partir de la gestion du personnel

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Compteurs, je peux visualiser les compteurs de reporting, les compteurs de paie, les congés payés et les RTT (si la Gestion des temps est implémentée), s'ils sont disponibles. Si les deux types de compteurs sont disponibles :
   • Pour visualiser les compteurs de paie, je clique sur le lien Voir les compteurs de paie.
   • Pour visualiser les compteurs de reporting, je clique sur le lien Voir les compteurs de reporting.
   • Pour visualiser l'ensemble des compteurs, je clique sur le lien Voir tous les compteurs de xxx.
3. Au survol du compteur, je peux consulter la date de valeur, la période couverte, la date du dernier lancement de calcul, éventuellement la date du dernier arrêté de paie ainsi que la valeur initiale renseignée dans les spécificités du compteur.
4. En cas de compteur rouge, au survol du compteur, l'infobulle précise également si c'est le seuil minimum qui est non atteint ou si c'est le seuil maximum qui est dépassé, ainsi que la valeur du delta.

Visualiser les compteurs depuis les plannings

Planification / Plannings

1. A partir du bloc du bas, je clique sur le bouton Compteurs.
2. Je peux visualiser les compteurs de reporting et les compteurs de paie s'ils sont disponibles. Si les deux types de compteurs sont disponibles :
   • Pour visualiser les compteurs de paie, je clique sur le lien Voir les compteurs de paie.
   • Pour visualiser les compteurs de reporting, je clique sur le lien Voir les compteurs de reporting.
   • Pour visualiser l'ensemble des compteurs, je clique sur le lien Voir tous les compteurs de xxx.
3. Au survol du compteur, je peux consulter la date de valeur, la période couverte, la date du dernier lancement de calcul, éventuellement la date du dernier arrêté de paie ainsi que la valeur initiale renseignée dans les spécificités du compteur.
4. En cas de compteur rouge, au survol du compteur, l'infobulle précise également si c'est le seuil minimum qui est non atteint ou si c'est le seuil maximum qui est dépassé, ainsi que la valeur du delta.

Lancer le calcul des compteurs depuis les plannings

Planification / Plannings

1. Je coche la case correspondant à la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
3. Je clique sur le bouton Plus puis Calculer des compteurs. Une pop-in s'ouvre.
4. En cliquant sur le lien Voir le détail du calcul des compteurs, je peux sélectionner :
   • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
   • Les personnes
   • Les compteurs de date à date et par cycle (il est possible de lancer le calcul de compteurs simultanément)
5. Je valide. Un message de confirmation s'affiche.
6. A partir du bloc du bas, je clique sur le bouton Compteurs.
7. Les compteurs de la personne sélectionnée s'affichent en bas de la grille des plannings.
8. Pour masquer le bandeau des compteurs, je clique ailleurs dans l'écran.

Editer une liste des compteurs depuis les plannings

Il est possible d'éditer une liste des compteurs des personnes appartenant à sa structure à une date donnée. Il est également possible de lancer des rapports (compteurs des heures) couvrant une période déterminée qui font état de toutes les heures majorées ou seulement de celles des jours de semaine ou des jours fériés.

Consulter les compteurs depuis My Timesquare

Le salarié peut consulter ses compteurs de reporting depuis My Timesquare.

Le responsable / gestionnaire peut également consulter les compteurs de reporting d'un salarié.

Importer une liste de compteurs

Il est possible d'importer une liste de compteurs à partir d'un fichier externe.

Le paramétrage du fichier à importer est réalisé dans la configuration.

Gérer les compteurs importés, standard, calculés

Il existe trois types de compteurs :

• les compteurs externes (importés)
• les compteurs standards (regroupement de différents types de compteurs)
• les compteurs calculés (par le moteur)

Créer un compteur importé

Administratif / Compteurs de reporting

1. Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisis le libellé (maximum 38 caractères) et le code (maximum 12 caractères). Il n'y a pas de restriction de caractères spéciaux, ce sont des champs alphanumériques. Le code du compteur doit être unique dans la base.
4. Le niveau de création est pré-rempli.
5. Je sélectionne le type de compteur "importé".
6. Je sélectionne le type de valeurs : "Valeurs uniques" ou "Valeurs hebdomadaires" (pour indiquer si les valeurs peuvent être différentes chaque semaine).
7. Je saisis l'unité de la valeur comptabilisée. Par exemple : heures, jours, etc.
8. Je sélectionne la nature (entier, réel c'est-à-dire décimal, heures).
9. J'enregistre.
10. A partir du panel Spécificités, je clique sur le bouton .
11. Je sélectionne une par une les fonctionnalités pour lesquelles je souhaite rendre les compteurs disponibles.
12. Je définis si je souhaite que le compteur soit utilisé pour générer l'annualisation.
13. Je définis si je souhaite que le compteur soit disponible pour les résultats d'annualisation.
14. Je peux saisir les seuils d'alerte minimum et maximum. Ces champs détermineront si le compteur doit s'afficher en rouge ou en bleu en fonction de sa valeur. Si ces champs ne sont pas remplis, les compteurs sont toujours en bleu.
15. Je définis si la colonne Date du dernier arrêté de paie doit s'alimenter avec la Date valeur pour ce compteur.
16. J'enregistre.

Créer un compteur standard

Administratif / Compteurs de reporting

1. Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisis le libellé (maximum 38 caractères) et le code (maximum 12 caractères). Il n'y a pas de restriction de caractères spéciaux, ce sont des champs alphanumériques. Le code du compteur doit être unique dans la base.
4. Le niveau de création est pré-rempli.
5. Je sélectionne le type de compteur "standard".
6. Je sélectionne la ou les versions de planning concernées, le type d'activité (temps de travail, absence, temps de pause, temps spécifiques) et les éventuelles options découlant du type d'activité sélectionné.
7. Je sélectionne l'unité de la valeur comptabilisée.
8. Je sélectionne la nature (entier, réel c'est-à-dire décimal, heures).
9. Je saisis les dates de début et de fin d'incrémentation du compteur. Cette période ne peut pas excéder 16 mois.
10. J'enregistre.
11. A partir du panel Spécificités, je clique sur le bouton .
12. Je définis la comptabilisation des pauses (comprises ou non) et le mode de calcul.
13. Je sélectionne une par une les fonctionnalités pour lesquelles je souhaite rendre les compteurs disponibles.
14. Je définis si je souhaite que le compteur soit utilisé pour générer l'annualisation.
15. Je peux saisir les seuils d'alerte minimum et maximum. Ces champs détermineront si le compteur doit s'afficher en rouge ou en bleu en fonction de sa valeur. Si ces champs ne sont pas remplis, les compteurs sont toujours en bleu.
16. J'enregistre.

Créer un compteur calculé

Administratif / Compteurs de reporting

1. Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisis le libellé (maximum 38 caractères) et le code (maximum 12 caractères). Il n'y a pas de restriction de caractères spéciaux, ce sont des champs alphanumériques. Le code du compteur doit être unique dans la base.
4. Le niveau de création est pré-rempli.
5. Je sélectionne le type de compteur "calculé".
6. Je sélectionne l'unité de la valeur comptabilisée.
7. Je sélectionne la nature (entier, réel c'est-à-dire décimal, heures).
8. Je saisis les dates de début et de fin d'incrémentation du compteur. Cette période ne peut pas excéder 16 mois.
9. J'enregistre.
10. A partir du panel Spécificités, je clique sur le bouton .
11. Je saisis la formule de calcul du compteur. Je peux utiliser la liste des compteurs disponibles dans le tableau. Cette liste est filtrée sur les compteurs heures ou jours en fonction de la nature sélectionnée.
12. Je sélectionne une par une les fonctionnalités pour lesquelles je souhaite rendre les compteurs disponibles.
13. Je définis si je souhaite que le compteur soit utilisé pour générer l'annualisation.
14. Je peux saisir les seuils d'alerte minimum et maximum. Ces champs détermineront si le compteur doit s'afficher en rouge ou en bleu en fonction de sa valeur. Si ces champs ne sont pas remplis, les compteurs sont toujours en bleu.
15. J'enregistre.

Lors du lancement d'un calcul de compteurs, le système tient compte de l'ordonnancement logique de ceux-ci. En effet, si un compteur calculé dépend d'un autre compteur, il est nécessaire d'avoir la valeur du second compteur qui est présent dans la formule pour calculer le premier compteur.

Copier un compteur standard ou importé

Il est possible de copier-coller un compteur standard ou importé.

Administratif / Compteurs de reporting

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l'arbre.
2. Je survole le compteur de reporting que je souhaite copier et je clique sur le lien Copier.
3. Je me positionne sur le niveau de structure sur lequel je souhaite copier le compteur de reporting.
4. Je clique sur le bouton Coller XX. Le compteur est copié. La pop-in de modification du compteur s'ouvre. Je dois modifier le nom et/ou le code.
5. Je peux saisir ou modifier les champs disponibles :
   • Dans le cas d'un compteur standard, les champs type d'activité, unité et nature sont pré-remplis avec les informations issues du compteur d'origine. Les champs version de planning, tâche ou absence ou temps spécifiques, date de début et date de fin peuvent être saisis. Si le compteur est un compteur lié à une absence ou une tâche et que la copie est faite sur une structure où ces éléments n’existent pas, le champ qui contient l’absence ou la tâche apparait vide. Dans ce cas, je dois sélectionner un nouvel élément.
   • Dans le cas d'un compteur importé, les champs type de valeurs, unité et nature sont pré-remplis avec les informations issues du compteur d'origine.
6. J'enregistre.
7. Même si elles n'apparaissent pas, les spécificités du compteur d'origine sont également recopiées.

Pour supprimer le bouton Coller XX, je clique sur le bouton à droite du bouton Coller.

Il n'est pas possible de copier-coller un compteur calculé.  

Modifier un compteur de reporting

• Dans le cas d'un compteur importé, il est possible de modifier uniquement le libellé, le code et les spécificités.
• Dans le cas d'un compteur standard, il est possible de modifier uniquement le libellé, le code, le type de planning, les dates de début et de fin et les spécificités.
• Dans le cas d'un compteur calculé, il est possible de modifier uniquement le libellé, le code, le report et les spécificités.

Administratif / Compteurs de reporting

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve le compteur à modifier.
2. Je peux utiliser le champ de recherche pour retrouver plus rapidement le compteur souhaité. Il est possible d'éditer une liste des compteurs filtrés au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons .
3. Je clique sur le compteur.
4. Je modifie les éléments souhaités.
5. J'enregistre.

Supprimer un compteur de reporting

Administratif / Compteurs de reporting

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve le compteur à supprimer.
2. Je peux utiliser les champs de recherche pour retrouver plus rapidement le compteur souhaité.
3. Je survole le compteur.
4. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche.
5. Je clique sur Supprimer pour confirmer la suppression.

Il est impossible de supprimer un compteur s'il concerne une structure qui contient des personnes. En revanche, il est possible de supprimer un compteur après calcul ou après import. Dans le cas d'une suppression de compteur, les données liées sont supprimées.